時間是一個無情的篩子，唯有最精鍊的才會留存。

所謂的經典（Classic），不管是Burberry的Trench Coat或是Porsche的蛙眼大燈，都是在外型與功能上經得起考驗的設計，才能留存至今。時尚設計師都懂這道理，所以他們總是在經典之中尋找新的靈感。而這些經典的設計，往往使用方便而外型大方。我想Steve Jobs也會認同這點。

不過這概念一到了管理軟體這個領域，就常常往反向發展，真有點傷腦筋。

就拿我比較熟悉的專案管理軟體來說，我們的客戶10個有9個，都有種面對「399吃到飽」的狠勁。想說都花了錢買軟體和顧問服務，就該盡量把所有功能都派上用場，給他狠狠「撈本」。甚至還遇到一個客戶更絕：「顧問啊！這軟體有很多功能我們都用不到，你可不可以乾脆把他們鎖起來，然後算我們便宜一點？」不過還是有些客戶，非常難得，對於新功能異常謹慎，在流程和工具上極力要求精簡，好比台積電就是一例。

做這行難就難在這點。顧問真正的實力，就該展現在「化繁為簡」上，正所謂：Less is more！軟體是手段，而不是目的，真心覺得「畫甘特圖好過癮啊！」或是「出ERP傳票是我的興趣」的人應該很少吧（如果你是請儘速和本公司聯絡）！關鍵在於軟體能不能讓我們工作的更有效率，工具在使用上是否簡單方便。

怎麼會扯到這些？主要是想起上次去美國出差時，順便幫某間機構Review了一下他們的專案系統，並且被要求提供改善建議。這是個公家單位，他們建構了一套專案績效儀表板（Project Performance Dashboard）。簡單地說，就是每個月由各承包商回報進度成本等資訊，經過一系列的「處理流程」後，彙總並反應在web-based的網頁，稱作Project Dashboard。這個系統的目的，就是方便各級主管隨時掌握數個專案的現況，而在過往，每次想看專案的績效（通常也是被更大的老闆問起），都要特別製作人工報表，不但耗時費力，而且不同專案的報表格式和結算日常常對不在一起。

不過理想總是完美無暇喜洋洋，現實卻往往狗屁倒灶鬼打牆，即使美帝也不例外。

低頭一看桌上一疊疊的花花綠綠的表單是什麼？如果不是訂雞排珍奶的菜單（這辦公室習俗美國也有，不過是三明治和可樂），就是專案管理的報表了！有了Dashboard為什麼還要手動報表？有了老大為什麼還要小三？你說啊！

對方感受到我質疑的眼神，立刻了解我的疑問，便把原因娓娓道來：

原來是系統設計人員擔心承包上送上來的原始資料不正確，所以中間設立的層層關卡進行審核，過程往往需要一兩週的時間才能確定所有的專案資料正確，然後才能公布在專案儀表板上。壞就壞在，主管們往往等不及審核完畢，就迫切需要專案資料來開進度會議，這時候工程師只好人工校對，出一些臨時報表擋著先，這就是這些報表的由來。

既然需要我的意見，我也就不客氣了。我告訴系統負責人：這系統照這樣下去不要一年，就會Fail掉！我不認為這樣的設計經得起時間考驗，更別說成為「經典」了。

說到經典，汽車的儀表板就是一個例子。不論是搭小黃，或是高級跑車，你會發現汽車的儀表都大同小異。不外乎轉速表、速度表、油表、溫度表這幾個。因為這是經典，他們夠簡單，又剛好能提供足夠的資訊，這樣的設計便能通過時間的篩選並一直留存下來。汽車的速度表通常刻度較密，尺寸也比較大，但油表卻簡單的多，往往只有幾隔刻度和小小的尺寸。原因就是，駕駛對速度的精確度要求，遠比油表的要求高。對於速度表，駕駛需要知道目前實際的時速，來確保不會開太快或是開太慢。但油表，只要能回答「現在是否需要加油」就可以了，基本上是個YES/NO的問題。搞個大大的油表，顯示目前油量還有12.359公升完全沒有意義。

回到這「專案儀表板」的問題。專案的進度資訊通常不需要做到分毫不差的地步，因為「進度」這種東西多少帶有主觀的預估，原本就容許誤差。一個工作完成11%還是12%，剩下5天還是6天完成，往往不會影響管理決策，至少在本案例不會。但主管每個月都要跟上級匯報最進度，這是不能等的。要讓主管真正覺得這系統好用，唯有提供即時的資訊，否則很快他們就會發現，這系統一無用處，大家繼續用手動報表就好了。

果不其然，對方告訴我，很大比例的主管拿著臨時報表開完例會後，就不再瀏覽專案儀表板了。這個昂貴的系統就好像一位準備參加舞會的美女，求好心切而精心打扮，好不容易準備好卻發現舞會已經散場，整個白忙一場！

「那萬一資料真的不對怎麼辦？」對方說。

這的確是個問題，但也不是無解。我的建議是，在專案資料旁設置一個核取方塊，如果這個案子已經通過完整的QA檢核，系統自動打勾（或顯示已確認），如果是尚未驗證的原始資料，就留白（或顯示待確認）。讓使用儀表板的主管自己會去判斷資料的可靠度。正如我之前提的，專案的進度資訊通常不需要十分精密，有點小誤差多半沒差，若真有離譜的錯誤，主管多半有能力辨認出來。唯有這樣，才能把人的需求和系統的功能連結起來，這樣的系統才能活的長久。

在攝影界有句話很有道理：好的作品不是來自好的相機，而是來自相機後面那顆腦袋。我為客戶進行產品介紹時，常被問到你們的軟體可不可以做這個，可不可以做那個，尤其針對一些聽起來酷炫的功能，像是「實獲值」、「自動通知」這類。我都會反問他們，你要「實獲值」是為了什麼管理目的？對方反倒說不清楚。要使用任何方法論或是管理工具，都要先想想到底要管理什麼？需要什麼樣的資訊？才來了解產品。真正買了產品，或是選擇了方法論之後，也該試著在「正確性」與「時效性」上面達成一個平衡。專案儀表板和汽車儀表板在這方面其實是一樣的東西。