前言

不知道大家遇過以下狀況：

【情境 1】
你和同事 A、B、C 開會討論一個專案。會議中你總結了大家需要共同完成的任務，這個任務由團隊中的任何一個人執行都可以，但到了最後往往沒有半個人行動，於是你只好自己吞下來做。

【情境 2】
你和朋友們開心討論下次出遊的計畫，會議中大家總結出訂民宿、買車票、查景點、排行程…等工作，並且進行分工。出發的時間快到了，你熱心地確認大家的工作狀況，但發現其他人進度緩慢！著急的你只好自己吞下來做。

這兩個狀況都反映了一個「溝通」問題 — 責任分散。在心理學中是這樣描述「責任分散」的現象：

「對某一件事來說，如果是單個個體被要求單獨完成任務，責任感就會很強，會作出積極的反應。但如果是要求一個群體共同完成任務，群體中的每個個體的責任感就會很弱，面對困難或遇到責任往往會退縮。」-《MBA 智庫》

透過生活與工作經驗的總結，我整理了三個立刻用得上的溝通技巧，可以有效地解決此問題，分別是：

- 技巧一：在會議/聚會上，清楚講出「誰」在「何時」負責「做什麼」

- 技巧二：要請特定人給回饋，請直接私訊或是親自找他/她談

- 技巧三 ：請別人辦事時，自己要訂下追蹤時間

它們適用在「生活」與「工作」場景，同時對同事、老闆，朋友、家人也都相當有效。

一、在會議/聚會上，清楚講出「誰」在「何時」負責「做什麼」

先來聊聊會議和聚會討論的場景。

不論在工作上的討論、或是生活中的閒談，我發現：只要沒有明確說出「誰」來負責「做某件事情」，那這件事情最後通常不會有人去做。

舉個例子，老闆在團隊會議上說：「這件事情需要再想想，你們去研究研究。」問題來了，到底是誰要去想想、誰要去研究呢？

在沒有指定負責人的情況下，這件事情就不會有人在意，因為大家心裡會想：「應該會有人去研究吧，我在聽其他人的意見就好。」於是這件任務往往就被擱置。

生活中也有相同的狀況。朋友之間如果討論一個旅行計畫，在興頭上往往會說：「一起旅行很有意思，大家一起規劃看看吧！」但到底是誰要負責召集下一次成果規劃的討論聚會呢？

往往是，沒有人…

所以說，要讓這次的溝通有效，就一定要指派「某人」在「何時」負責「做某事」。

套用到工作中，可以是：針對「A 同事」，必須在「後天」早上開會時，提出「對老闆想法的初步提案」。

套用到生活中，可以是：針對「B 朋友」，必須在「下週」同一時間聚會時，提出「旅行待辦事項的初步規劃」。

明確了「對象」、「時間」、「任務」，才能讓溝通產生具體成果。

二、要請特定人給回饋，請直接私訊或是親自找他/她談

第二種常碰到的溝通狀況，發生在我們需要別人給予回饋時。

如果想要「某個人」給予回饋，最好能直接私訊或是親自跟他/她聊聊。

舉例來說，我們時常在 Line 群組、Facebook 群組、Slack 群組中拋出一個想法，並且請求大家回饋。但如同上一個例子，人的心中其實存在著「責任分散心理」，沒特別指名我的事情就不會積極去處理。

面對這種狀況，有兩個方式可以解決：

- 虛擬場景：直接私訊你在意的關鍵人物（Key man），請求他/她的回饋。

- 實體場景：透過郵件、通訊軟體私訊和關鍵人物約時間，面對面親自請教。

透過此作法，我們直接將責任交付給特定人，來提升他/她的回應意願。

你可能會好奇：私訊不是會給人很大的壓力嗎？

我認為「不會」。不論是工作還是生活，只要掌握以下原則即可：

「上班時間/正常作息時間」私訊，「下班時間/休息時間」盡量避免不打擾。

三、請別人辦事，自己要訂下追蹤時間

最後，如果是交付他人辦事，自己一定要設個時間點追蹤進度。

這個技巧是重度溝通者的必備技能。並非所有人都會將我們的任務當一回事，每個人手上都有無數件事情在競爭注意力，沒準我們這件事情就是第一個被拋諸腦後的任務。

我的建議是：

- 在一開始任務交辦的場合時 (例如開會討論)，就明確定義「某人」在「某時」需要交付任務結果，並在週間追蹤兩次左右。

- 可以善用輔助軟體、行事曆的提醒功能，讓自己免於辛苦的「人肉追蹤」。

假設以一個禮拜為例，可以在用 2 天/2 天的方式，追蹤一次進度。如果有在使用「敏捷開發法」的團隊，甚至可以在「每日站立會議（Daily Standup Meeting）」確認進度。

在生活中也可以使用這樣的作法。例如使用待辦清單軟體（Todolist, Omnifocus…)、筆記軟體（Evernote, Notion,…）、專案管理軟體（Trello, ClickUp…）、行事曆（Google Calendar…）來進行追蹤，設定兩天的提醒時間後讓軟體提醒我們，我們再去追蹤其他人進度。

關鍵就是：

不要從任務分派下去後就放手不管了，定期追蹤確認進度，才能夠降低最後任務開天窗的機率。

四、總結

總結這篇文章提到的「溝通」重點。

- 明確任務：讓特定的「人」，意識到清楚的「時間」，交付明確的「任務」。

- 請求回饋：若需要特定的「人」給予回饋，直接溝通會比在群組中發文有效。

- 追蹤進度：交辦他人任務後要定期追蹤，可以用軟體輔助降低「人肉追蹤」的麻煩。

掌握了這些技巧，我相信在後續有群體討論的場合，都可以增進「溝通」效率，邀請你不妨下禮拜一的會議上就試著用看看吧！

 

原文轉貼自：PM的生產力工具箱（原文標題：如何溝通才能讓他人產生行動？立刻用得上的 3 個溝通技巧 — 明確任務、請求回饋、追蹤進度）

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