上一期我們聊到PMIS在管理規劃上的一些好處。 比方說，它讓PM更快完成專案規劃、方便做兵棋推演、以及在面對變動時可以很快執行假設分析。 這些都是紙本或是EXCEL等工具較難達成之處。

但有人可能不免疑問：「我的公司沒有用這類工具的習慣，或是我的專案很小。 加上紙本或Excel規劃其實也不麻煩。 那我是否還值得學這些工具呢？」

我的回答通常是，『就算如此，你還是值得學習一套這類工具』。

主要的原因在於，你不會永遠都只當個小PM，之後可能是大PM(如Program Manager)甚至負責好多案子。 你的案子也不會永遠都很簡單，遲早你會開始面對複雜的案子。 與其那時候才慌忙學習，為何不從專案規模還小時就先熟悉工具？ 這絕對比到時候臨陣磨槍來的更好。

此外，學習這類工具，更有可能會帶來以下五大額外的好處：

1. 你可以更容易看到大局，了解問題 - 增加預警與問題處理時間。

2. 你可以有機會演練各類情境的推導 - 增加你的判斷力。

3. 你可以更快反應老闆的問題 - 增加老闆的信任度。

4. 你可以有客觀的機制說服老闆 - 增加你的協調力。

5. 你可以展現別於同儕的差異 - 增加你的職涯競爭力。

 

我們這篇就來一項一項討論上述的五大好處。

1. 你可以更容易看到大局，了解問題 - 有更多預警與處理時間。

很多公司傳統的管理方式是每一定時間開會(如每週)。 會議上大家提出目前案子的狀況，然後討論解決方案以及押解決日期。 對這些公司而言，所謂專案管理，不過就只是一份包含了人名、狀態、與時間的EXCEL檔罷了。

這種管理方式雖然好像管的全面，但很容易流於見樹不見林。 第一線工作人員該了解問題細節是合理的，可是若高階主管(甚至有些公司是連處長都參與這類會議)，就很可能變成「過度管理」- 大家花很多時間開會，一個一個問題細看，討論解決方案，並針對所有事件壓日期。 可是是否每個問題都一樣重要？ 這就未必了。 最需要關注的議題若花的心思跟不怎麼重要的議題相同，就很可能讓關鍵問題失焦。

老闆更應該關注大局。 一份透過電腦計算出來的Schedule，其實等於一個「動態的專案模型」，使用正確下，管理者其實可以配合專案的進展，隨時且輕易地看出「目前進度對後續的影響」。

以圖一為例，其中顯示公司內數個案子的彙算總表。 老闆從圖上可輕易看到各專案時程進展，以及主要里程碑的變動。

(圖一 公司數個專案的全貌進度) (點選可放大)

看完全貌，主管若對任一專案有疑慮，可以在會議上跟PM討論(見圖二)並要求展開專案細節。 圖二上方的幾個里程碑，其實都是細節工作連動的結果。 主管若還想要知道特定里程碑為何變現在這樣，往下看即可以迅速追蹤與查找。

(圖二 Xstar專案展開後顯示的細節，包含WBS、工作、與時程資訊。)(點選可放大)

排程軟體的另一大好處在於，你可以透過簡單的設定來變更檢視的方式。 比方說把時間軸放大，加入工作邏輯關係的資訊，就更能清楚看出來到底里程碑的延誤，是因為那些工作的影響(見圖三)。

(圖三 同一專案把時間軸放大到以週為單位檢視，並加入邏輯關係線)(點選可放大)

這樣PM以及高層主管無論是平時管理或是進度會議上都能很快聚焦，有限的時間就能更關注在重要議題上。 可避免傳統那種似乎專案每週都有問題，可是到底專案全貌是怎麼樣，卻誰也講不清楚的窘境。

2. 你可以有機會演練各類情境的推導 - 對於你判斷力的成長有幫助

軟體模型的另一好處，在於讓你可以做不同的模擬嘗試。 隨便舉幾個需要情境模擬的例子：

- 少做一個Component對於各里程碑的影響如何？
- 把三個人從這模組移到另一模組對整體時間的衝擊為何？
- 如果挖到地下水，要多處理兩週的抽水議題，那對整體的進度影響會如何？
- 如果設備廠商無法如期進駐，對於後續試俥的起點影響多少？
- 如果海外採購延遲兩個月發包，要徑會否有甚麼變化？
- 如果有一筆錢可以拿來做趕工獎金，趕工那些作業效益最大？

以圖四為例，專案本來規劃是「零件採購」跟「機構設計」並行，兩者完成後則進入組裝階段。 可是財務部考量到公司Cash-Flow的問題，問你說如果延後一個月才讓採購發出PO，這樣是否還OK？

(圖四 專案的原始規劃。 要徑是圖上紅色工作。)(點選可放大)

這時候你可以在軟體上模擬這情境，先把採購時間延後一個月(見圖五的第一項工作)，並請軟體重新排程。 若你工具使用熟練，兩三分鐘之內，你就可以得到分析結果(如圖五)。

從圖五中你發現，雖然海運到台灣的時間會往後延到05月16日，但這並不會影響到組裝第一個工作的開始時間(05月30日)。 換言之，如果其他風險你覺得還在掌握中，那「或許」就可以答應這樣的調整。

(圖五 把發包時間延後一個月，對專案衝擊的分析)(點選可放大)

這類分析並非特例，而是在充滿變化的專案環境中，我們作為一個PM常常要問自己，或是會被老闆與客戶追問的問題。 所以若我們能透過工具幫我們模擬這些狀況，並能跟自己心目中的設想來比對，就能讓我們盡早發現思維盲點，也能讓我們自己常態訓練從大處著眼、以大局思考的能力。

3. 你可以更快反應老闆的問題。 提升老闆的信任度。

有經驗的PM都知道，專案管理一個重點在於照顧到利害關係人的心理。 老闆與客戶通常是最重要的利害關係人。

他們總會在專案進行中，隨著進展提出一些「變更要求」。 提到變更要求，考過PMP考試的讀者應該都知道，這幾乎是必考題。 PMI的標準答案也都是要我們先分析「變更的可能影響」、告知利害關係人相關影響，才與利害關係人們一起討論出一個可行做法。 最後有可能是有條件的做，也有可能拒絕相關的變更需求。 但根據PMBOK的建議，你永遠得先知道「影響」是甚麼。

案子小，你靠手算或是EXCEL的公式，或許有辦法在數小時內分析一個可行方案出去。 可是當專案複雜度高，超過數百項工作下，人腦其實已經無法負擔。 百項以上工作的專案並非特例。 以我過去接觸大小不一的案子而言，一般工程案子可能有近千幾萬項工作，動畫與遊戲專案也有近千項工作，而小型網站開發的案子也常有數十到百來項工作。 這些複雜專案中，若沒有軟體輔助，其實PM等於是個睜眼瞎子一樣，只能憑感覺做事。

唯有熟悉PMIS的排程技術，才能強化人腦在這部分的不足 (如上一個例子)。 如此，無論是面對任何老闆的問題，如增加範疇、縮短時間、調整人力配置、改變外包方法、改變工序、追加工作、調整班次、縮減開支等利害關係人可能提出的需求，你都有辦法在很短的時間內透過調整分析看出差異來。

而當你每次都能快速反應並提供完整分析，對老闆而言，一來他可能會訝異你對於大局掌控的能力，二來也會大幅提升他對你的信賴感。

4. 你可以有客觀的機制說服老闆 - 提升你的協調力。

對很多PM而言，協調總是很吃力的一件事。

專案涉及在專案金三角中調整與交換。 比方說老闆希望你提早三個月交付專案的成果。 沒經驗的PM要不是因為恐懼而直接答應，或是過度保護案子成員而一律不同意。 但實務上，老闆可能也不是故意害你，只是他因為考慮到上市的時機，希望了解有沒有甚麼可以再加速的方法。

這時候若PM有學過任何一套PMIS，就比較容易能提供一個客觀的分析。 告訴老闆後續的要徑工作是那些？ 這些要徑工作有沒有可能再加速？ 或是加速下有甚麼需要多投入的資源(比方說，多給我兩個人，那我就有把握縮短一週)？ 或是某些Component移到下一階段，或是下個版本再執行？

以圖六為例，我們看到前兩個月的設計工作進展不如預期(綠線與黃線的差異)，也因此造成後續所有工作的推延。 如果我們希望里程碑能趕回來，我們到底該趕工多少？ 趕工做哪裡工作？ 這其實也是一般老闆會想知道的問題。

(圖六 一個希望執行趕工計畫的專案Schedule) (點選可放大)

若你手上有個如圖六的專案資料，其中有數據、有視覺全貌、能客觀量化，這時候你提出一個趕工方案，自然也能增加你論述的說服力。

工具能協助你提出各類不同的What-If分析，並能提出客觀有說服力的數據或圖形。 這在協助你協調、爭取權宜、甚至對外談判上都是很好的工具。 在某些大型工程中，一個完善的Schedule更是之後有爭議需要上法庭仲裁時的佐證工具。 所以作為一個專業PM，當然沒有不會的道理。

5. 你可以展現別於同儕的差異 - 增加你的職涯競爭力。

除了為專案好以外，學會專業的排程技術更能讓你在公司建立出屬於自己的專業形象。

試想，若跟你同樣職位的PM，既沒有證照、也不懂得如何透過工具來舉證、分析、說明自己的訴求與立場。 對內沒辦法讓老闆了解專案進展，對外沒辦法跟客戶爭取保障專案的權利。 開會時手上只有一個Issue Log跟老闆一條一條的談目前的問題，並一條一條回答問題。

可是反過來，你卻能簡單地透過工具讓老闆看到整個專案全貌。 跟老闆清楚解釋每個里程碑的狀況以及為何產生某些變異。 可以告訴大家接下來該關注的重點工作有那些，它們的可能變動，甚至透過CPM或是EVM的方式告訴大家後續預估(如圖七顯示的BAC vs EAC圖表)。 老闆有考慮專案變動時，你更能在短時間分析現況並提供幾個可行方案來。

(圖七 實獲值分析，看到BA(綠色線末端)與EAC(粉紅色線末端)的落差) (點選可放大)

那不用多久，你肯定眾人中脫穎而出。 升遷以及重用，自然也是垂手可得的結果。

小結

所以，雖然你的專案或許暫時沒用類似工具。 但若你能自己先學起來並培養熟練，對你的長期職涯競爭力的培養，絕對是有加分的效果。 這也是為何我會建議考過PMP的朋友們，學習PMIS該是你下一階段最該積極培養的技能！

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