專案管理的應用廣泛，涵蓋了十大知識領域、五個重要流程，但實務上並不一定需要全部執行，而是依據專案的規模與複雜度、企業文化等因素，調整做法。前陣子曾在公司內部分享了自己的實務心得，順便整理出來供大家參考。

首先，我們必須先釐清，使用專案管理技巧的目的在於 : 確保專案能夠如期如質完成。因此它是一個管理的概念，或者你可以將它視為一種工具，非強制性、可彈性運用。所以最好的方式，是在專案管理的基本框架內，用自己最舒服的方式來管理專案。

以我自己為例，我習慣在專案開始時建立一份專案監控表(可以使用excel製作)，內容至少包含WBS或專案時程表、議題紀錄、風險監控表、範疇變更紀錄。會選擇這四個項目的原因如下：

1. WBS或專案時程表 

範疇、時間、成本為專案三要素， 其中範疇與時間在WBS就可以略為窺知，因此掌控這個表單，就等於掌控了專案大半的變數來源。初版的WBS勢必非常寒酸，但拆不出來的任務，隨著時間推進會慢慢清晰，範疇和時間也就會相對明確，因此PM切勿心急。

對我而說，時程表除了用來進度追蹤外，最重要的好處是，藉由拆解過程可逐步理解任務之間的關聯、深入了解任務的需求與目的，進而做到超前佈署。超前佈署並非專案管理中特別強調的東西，卻是幫助PM從職場競爭中脫穎而出的要素，畢竟專案如期如質對老闆來說只是基本，如何創造更多價值，才是PM的真本事。

我自己對於超前佈署的定義是超前想像、超前規劃、超前執行。超前想像，是意識到未來可能的變化 ; 超前規劃，是針對未發生的變動先行規劃，當風險發生時，便能從容應對 ; 超前執行則在問題發生前就先行處理，防範未然。

對於老闆來說，「已發生的叫做問題，未發生的叫做風險 ; 處理問題只是日常，排除風險的是先知」。因此，風險監控的價值在於事先排除，其次才是事後應變，時程的管理務必做到超前佈署，價值才會被凸顯。

2. 議題紀錄表

專案執行的過程中，議題天天會發生，若不能好好管理，PM就會為許多緊急卻不重要的事情忙得焦頭爛額，結果卻事倍功半。議題紀錄表用意除了讓自己容易辨識輕重緩急之外，同時也是昭告利害關係人 : 相關的議題我已收下了，避免相同的問題一而再再而三被提起而干擾既有的進度。

我在議題的處置上通常分為列管、待處理(監控)、處理中、已處理(當然也可以依據自身專案的情況來建立分類)，列管項目原則上不馬上處理，而是靜候時機成熟，它可能是專案下一期的工作任務，也可能是風險低、不太重要的小事。然而，PM要做的事好多，管理專案，目標就能夠順利完成嗎? 我的經驗是，好的議題管理可以降低雜訊，替自己爭取更多時間做重要的事，專案自然有較高的機率往對的方向前進。

3. 風險監控表

如同前述，風險監控的價值在於事先排除，其次才是事後應變，因此風險監控表最重要的，是時時提醒自己專案潛藏哪些風險? 這些風險隨著時間是否產生變化? 有些風險會隨著時間漸漸降低發生機率，有些則相反。此外，隨著各項任務逐步展開後，也可能增加了新風險，這些都必須定時檢視，才有機會做到事前排除。

一般來說，影響程度高、發生機率低的風險，可列為重要但不緊急 ; 影響程度低、發生機率高 的風險，則是緊急但不重要。在順序上，優先處理重要且緊急、重要但不緊急的項目，至於緊急但不重要的項目，建議先做到超前規劃，視資源及時間多寡再斟酌處理即可。

圖例 : 風險監控表包含風險說明、發生機率、影響程度、發生時的應變機制或目前處理情況

4. 範疇變更紀錄

範疇變更紀錄無法阻止變更的發生，目的在於確實記錄每一次決策的考量及結果，作為下一次變動前的參考資訊。有些時候，隨著環境變化，公司、老闆對於同一件事情的決策會有所差異，PM可以從中學習決策判斷，未來當團隊成員對於目標有疑慮時，熟悉專案演變過程的PM才能把故事說得精采，引導團隊取得共識。

如同文章一開始提到，最好的管理方式，是在專案管理的基本框架內，用自己最舒服的方式來進行，因此，前述的專案監控表只是我個人的經驗與習慣，並不一定適用於每個產業或每個不同類型的專案，但背後的概念卻是一樣的。大家不妨試著整理一份屬於自己的專案簡表，並發揮它最大的功效，讓自己在老闆面前也能當先知！

本文轉貼自：電影與生活中的管理學（原文標題：一張簡表做好專案管理，在老闆面前也能當先知!!）