最近我收到一位《高效人生工作法圖解》讀者的提問，分享了一個困擾：他正在挑戰連續 30 天發表短文的目標，但上週六卻因為去看演唱會而完全忘記了這件事，導致挑戰中斷。雖然他在行事曆中排好演唱會的行程，也在待辦工具上設定了每天晚上 8 點 30 分撰寫文章的提醒，但當演唱會當天提醒出現時，他已經在現場，無法處理發文任務，結果計畫被打斷了。
這位讀者感到懊惱，並提出一個問題：當提醒分散在不同工具時，該如何設計一個有效的系統，讓自己不會遺漏重要的任務呢？
類似這樣的案例，相信許多朋友都有遇過。但這時候或許真正的問題不是在於時間提醒，而是在我們工作流程的設計。
實際上，依賴時間提醒，還有一些常見的問題：
- 過度依賴時間提醒，更容易追著時間跑：
當提醒彈出時，往往已經是事情最緊急的時刻，這時我們很可能沒有餘裕來應變，變成只能追著時間跑，壓力倍增。
- 提醒的通知本身就是容易被忽略：
當我們依賴彈出通知來處理任務時，很容易因為內外的干擾而忽略提醒。例如，可能在忙其他事情而錯過了通知，這會導致我們遺漏應需要處理的事項。
- 提醒反而成為拖延的藉口：
我們常常設定某個具體時間來完成任務，但這樣的做法有時會讓我們拖延到提醒時間才去處理。而其實，許多空檔時間可以提前完成這些任務，但我們卻依賴提醒來決定何時開始行動，這反而讓事情變得更緊急。
- 提醒造成更多干擾：
當你同時收到來自郵件、即時通訊、行事曆和代辦清單的提醒時，這些通知可能會淹沒真正重要的任務，最終讓我們錯過關鍵事項。
- 提醒帶來壓力與缺乏自主性：
過多的提醒可能帶來壓力，讓我們感覺必須照著提醒行事，但反而更加抗拒，失去了工作流程中的自主性。
那麼，解決方案是什麼？
在接下來的文章中，我會分享如何透過「防彈筆記法」建立一個「不用依賴提醒」的「第二大腦」工作流程。這個流程可以讓你減少對提醒的依賴，降低壓力和干擾，並且不會因為提醒漏掉重要的事情。（延伸參考：依賴你的簡單工作流程，而不是複雜整理系統，我的實戰案例分享）
真實案例解析：不用依賴提醒的第二大腦工作系統
當我自己在「防彈筆記法」的第二大腦工作系統中進行工作安排時，應該如何對應上述的例子？（延伸教學：防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法）
這時候的工作流程會是這樣的：首先，根據「一個任務一則筆記」的原則，我應該有一則關於演唱會的資料與準備流程的任務筆記，並且也有一則挑戰連續 30 天短文撰寫的任務筆記。
在「演唱會」的任務筆記中，會包含演唱會的訂票資訊、時間地點、前往的交通方式，甚至數位票券檔案等都整合在這個筆記中。而在「挑戰連續 30 天短文撰寫」的筆記中，則會包含我正在進行的題目、已完成的待辦清單、接下來要寫的題目清單、文章的風格設定等資料，甚至每一個參考資料的相關連結。
（下圖雖然不是案例中真正的演唱會與 30 天寫作挑戰任務筆記，但是是我自己系統中類似主題，真實的任務筆記樣貌。）
雖然在不同的筆記工具中也確實可以設定一些提醒，但提醒對我來說往往是最後一道防線：
最好能夠讓我在「提醒之前」，就能在自己的工作系統、工作流程中「主動看到」他們，自己採取行動，這樣才是更有效率的工作流。
下圖中，像是 Evernote 這類數位筆記都有的提醒功能，雖然好用，但對我來說往往是最後一道防線，而非真正用來指引我處理事情的工作流程。這是很重要的概念！
延伸教學：Evernote 自動週期任務圖解教學，習慣養成、例行工作、學習提醒
在這樣的工作流程下，如果我要處理演唱會的任務，就一定會打開演唱會的任務筆記（因為資料都在裡面）；同樣地，當我需要處理短文寫作時，也會打開短文撰寫的筆記（因為靈感與進度都在裡面）。
當這些任務筆記是我最近正在處理的，就表示筆記會有更新，而系統會自動將更新過的筆記排在清單的前面，這樣一來，最需要關注的任務自然就會出現在視野中（筆記清單排序的前面），當我處理任何一則任務筆記時，就會同時看到其他需要關注的任務筆記。
經過很多年的實踐，這是我覺得最簡單但又有效的工作流程：
接收到新的碎片訊息（想法、資料、待辦）＞更新到任務筆記中＞任務筆記因為更新而排序在清單前面＞因為排在清單前面讓我看到這些最近需要處理的任務
第二大腦看起來是幫我們接收、整理資料，但「一個資料之所以要進入我們的系統，代表什麼意義呢？」
我認為，這一定代表「我需要處理它」，也就是有我最近需要推進的任務。
換句話說，在一個任務一則筆記的邏輯下，排序在更新清單前面的筆記，一定是在告訴我，這些就是我最近應該處理、關注的任務筆記。（延伸教學：每天新增 30 則筆記？還是更新 30 則筆記？兩步驟建立穩定筆記系統）
舉個例子，假設禮拜六早上我要去參加演唱會，為了確認相關資訊，我打開了防彈筆記系統，並看到昨天更新的演唱會相關資訊。在這個時候，我同樣會注意到短文寫作的筆記，裡面或許包含了一些新的靈感或素材。如果當時有空檔，我可以利用這段時間來推進短文的進度。
這樣的工作流程讓我不必「完全」依賴提醒（還是需要提醒，但當作最後一道防線），因為我在處理每個任務時，總是能自然而然地看到需要的筆記，這時候，我就有「主動權」去決定要優先處理、利用空檔處理的任務。
而在心理層面上，當我們被「提醒」時，往往會抗拒，甚至忽視提醒。
然而，當我們是自己「主動發現」的時候，就更容易願意利用零碎的時間來推進進度。
此外，這種集中管理資料與行動的方式，不僅可以加快執行的速度，也減少了查找資料和確認進度的時間。這樣的系統相對更不容易遺漏任何細節，真正實現了「第二大腦」的功能。
這就是「防彈筆記法」的核心思想：建立一個不用依賴提醒，讓自己主動推進工作的系統流程。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）
簡單工作流程，解決過度依賴提醒的問題
當然，我們在工作流程中並不是完全不需要設定提醒，但如果我們能夠建立一個更有效的「第二大腦」，這個系統在處理工作時會主動讓我們看到需要處理的任務，這樣一來：
我們可以更彈性地利用當下的空檔時間來推進有價值的任務，而不是等到提醒通知出現時才去執行。
這樣的工作流程不僅更加健康、更有效率，還能讓我們在處理工作時擁有更多的餘裕。
建立這樣的工作流程並不需要設計非常複雜的系統。利用「防彈筆記」中「一個任務一則筆記」的原則，我們就可以有效解決問題。讓我們來看看這個集中管理系統在面對時間提醒問題時能夠帶來哪些改變。
1. 過度依賴時間提醒，反而容易追著時間跑？
在一個集中的「第二大腦」中，我們會主動查看要處理的任務，看到最近更新的任務筆記，決定利用空檔時間推進，而不是等到被動的提醒才開始行動。（延伸閱讀：如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法）
2. 提醒通知容易被忽略？
提醒通知本身是一個容易被忽略的機制，即使我們在工具中設置了很多提醒，看到一大堆通知，也不代表我們能夠有效執行那些任務。要有效執行任務，我們需要的是具體的下一步行動和集中管理的任務資料。「一個任務一則筆記」的原則可以幫助我們避免忽略任務中的細節，而不只是依賴提醒通知來提醒自己該做什麼。（延伸閱讀：為什麼我喜歡清單式的筆記法？說說他的優點與侷限）
3. 提醒反而可能成為拖延的藉口？
為什麼我們必須等到提醒通知出現的時候才開始執行呢？如果我們打開「第二大腦」，主動查看應該完成的任務，並利用當下的空檔時間去處理，那麼我們就能更靈活地利用更多時間，而不是依賴提醒通知來行動。這樣的工作流程讓我們更主動，減少了拖延的可能性。
提醒應該是工作流程中的最後一道防線，而不是主要的依賴工具。在提醒出現之前，我們應該已經通過「防彈筆記」系統處理了七八成的工作進度，當提醒真正出現時，只需要做最後的確認和完成即可。這樣的工作流程會更有效率。
4. 過多提醒容易造成干擾？
當提醒通知過多時，反而會對我們造成不必要的干擾。我們會被多餘的通知分心，甚至會忘記自己真正應該做的事情。透過建立一個集中管理系統，我們可以把提醒數量減少到最必要的範圍，確保當提醒出現時，它代表的是一個需要最終確認的事項，而不是干擾。
5. 過多的提醒只會帶來壓力？
過多的提醒會讓我們感到壓力，因為我們感覺必須依照這些提醒去行動，失去對工作的自主性。利用一個有效的「第二大腦」來管理任務和筆記，可以幫助我們更好地掌控工作流程，並且自主決定如何利用空檔時間去推進任務。這樣的工作方式能夠提升生產力，讓我們在不依賴提醒的情況下，依然能夠有條不紊地完成工作，這就是「防彈筆記法」想要實現的效果。
建立一個不依賴提醒的第二大腦系統
這個系統的關鍵是主動看到我們需要做的事，而不是被動等待提醒。
當我們專注於任務筆記系統中最新更新的任務時，這些任務自然就會排列在我們的清單上，隨時提醒我們有哪些工作需要推進。而且，這樣的系統也幫助我們在空檔時間主動選擇要處理的任務，讓整個工作流程變得更靈活、自主。
最終，提醒應該是我們工作流程中的最後防線，而不是最初的依賴。當我們已經通過防彈筆記系統處理了大部分的任務，提醒僅僅是用來做最後確認和收尾。這樣的工作流程更有效率，也讓我們更具掌控感，減少因為過多提醒而帶來的壓力和干擾。
這就是我長期以來運用防彈筆記法建立的第二大腦工作流程，幫助我們在集中管理任務的同時，避免過度依賴提醒，進而讓工作進行得更順暢。
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