前幾天跟一位朋友討論到工作。他主要的工作是在政府機關作為發包承辦人，然後要代替主管盯緊外包商，每天就是找外包商問進度。當外包商出包的時候，要一起想解決方案。但他一直覺得好像沒有一個核心業務，感覺很像在打雜。他喜歡把一件事情做到專精的感覺。

後來我以《三年後，你的工作還在嗎?》 書中提到的工匠與總管概念來跟他說明。

- 工匠: 能獨立產出一件作品，不管是實體產品或是軟體服務。他的產出與貢獻能具體被定義。

- 總管: 出一張嘴指揮團隊成員分工協作完成一件作品。他自己的產出就是團隊的產出，但是屬於個人的貢獻很難定義。

很多人從事專案工作覺得沒有成就感。整個執行過程中，自己的貢獻無法跟事情的成果連結在一起，會有不踏實感及不知工作意義在何處。我想針對 PM 帶來什麼價值這件事情來談一談。

首先做 PM 這工作能帶來的價值講白一點就是帶給利害關係人「安心感」。

主管把一個專案交給 PM 負責，知道他能把案子從零帶到完成，不會闖出無法收拾的殘局。團隊成員知道跟著這 PM，可以信任他不會亂給方向而浪費團隊時間跟精力。外部包商知道跟這 PM 合作要戰戰兢兢，該做的事一點不能少。客戶知道跟這個 PM 合作，自己需要的東西都能合理地被記錄處理，但想佔便宜也不容易。

要達到以上這些程度，我自己認為 PM 需要為專案做出兩個重點: 「透明度」及「可預測度」。

透明度

透明度指的是專案的各方面資訊如實揭露沒被隱藏。不管是專案實際進度、正在處理中的問題或花了多少錢等。各項指標數據都能讓主管或團隊快速掌握。

主管時常被迫要在短時間下決策。在有限時間內，若有越多資訊在手上，做出來的決策品質會越好。倘若 PM 或是團隊習慣或規則沒設好，不知道如何整理這些資訊東丟西丟。找尋肯定會花費不少時間，甚至找不到重要資訊。這就會造成很大的麻煩。

透明度也會讓利害關係人產生安心感。主管不在前線，也沒有那麼多時間跟第一線的人討論收集他想要的資料，因此需委派一個 PM 來代替他執行。若 PM 資訊收集地完整，能如實如期地回報給主管，其實就會給主管很大的掌握感。這種掌握感會轉變成對 PM 的信任感，而信任感在職場當中是項非常珍貴的資產，它可決定你能否往上晉升或承擔更重要的案子。

可預測度

可預測度指的 PM 對於案子的時程或成本變化能掌握住。當需要救火的危機時，適時端出適當的方案。或是在危機還沒發生前就先做預防準備降低其發生機率或是影響。PM 能穩穩地控制好專案便能給上層安心感。可預測度主要是從兩個層面來著手:

1. 風險管理

風險管理的重點在於辨識風險及規劃風險對應策略。從過往的經驗、專家的建議或是系統性地去發想，把可能會在這專案發生的問題都想過一遍，作適當的風險對應規劃與資源投入處理。若 PM 有做好風險管理，將可預見的風險都列入考量作準備，其實就能像孔明一樣，可預知事情的發生，不會慌張手忙腳亂。風險管理做得好，專案出狀況的機率會少很多，讓專案較能按規劃執行。

2. 動態排程

PM 另一個能增加專案可預測度的工具就是排程軟體。專案變動每天都在發生，一下廠商延遲，一下團隊工作任務調度，一下客戶提出新需求。這些變動都會對時程及成本造成影響。若手上是靠一張 Excel 做規劃，每天光處理這些變動造成的計畫修改就佔去很多時間，根本無法評估這些變動產生的影響，更別提要想各種應對方案。若有個軟體在手，任何變動都可以快速地以軟體計算出對時程的影響為何，也能做模擬情境來想各種對策。

擁有將計畫快速調整的能力，就能提高對於專案完成時間的預測。這對公司整體整體營運也會有幫助。舉個例子: 若企業有做產品 Roadmap，會需要知道各項產品專案預計完成時間，並適時調整 Roadmap 發表時程。這甚至會左右公司的預期年度營收以及年度預算配置，影響非常大。

可預測度提高，起碼在主管詢問案子進展時不會一問三不知，讓主管留下一個辦事不力的印象。

原文轉貼自：專案管理雜談 (原文連結)

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