我在講授專案管理課程的時候，常有從事專案管理工作或是主管的同學，會在課堂上或是下課後來信詢問種種相關的議題或是疑問。其中跟專案管理資訊系統有關的，可以大略歸納成這三個問題：

「我的專案規模很小，要不要用專案管理資訊系統？」

「我的專案(部門，或是公司)應該要用什麼樣的專案管理資訊系統？」

「我想在部門(公司)導入專案管理資訊系統，該怎麼做才能成功？」

我自己從事專案管理顧問服務多年，過去二十年來做專案的時候也用過不同的專案管理資訊系統（以下簡稱為系統），就用這篇文章分享對這三個問題的經驗看法。

你一定需要一個專案管理資訊系統！

管理專案的過程中，最重要的一件事情就是溝通。專案什麼時候開始？什麼時候要完成？要做出什麼成果出來？要完成那些工作?要花多少資源？要花多少錢？現在專案的進度如何？有沒有什麼樣的問題？身為專案經理，必須將這些資訊向專案相關人員──團隊成員、主管老闆、客戶──一一說明清楚，而且正確。靠腦袋記住是很辛苦，會有錯誤風險的事，而且這樣你就成了溝通瓶頸，影響專案執行的效率。

所以專案經理需要系統的協助，做好「溝通」與「記錄」的工作，並且透過系統讓資訊透明公開，相關人員都能看到，而且看懂。當所有的人都基於同樣一份資訊進行溝通討論，建立共識，執行過程就會減少很多誤解，避免很多不必要的干擾，專案經理也就能脫離資訊服務台的角色，專注在專案管理的工作上。

選用合適專案管理資訊系統的基本條件

對很多人而言，管理專案最常用的系統就是電子郵件＋Excel＋會議記錄。但是當專案規模越來越大、工作事項越來越複雜、參與的人數越來越多，就會發現管理的效率低落，難以應付變化，於是開始另外找尋合適的系統。

考慮選擇的條件有很多，我會建議用「最在意的管理重點」當作最基本條件。

先思考一下，公司「最」在意的是什麼。是對「事」(工作任務)？對「時」(時程)？還是「人」(資源成本)？。雖然這些都很重要，但是必定有一項是無法妥協的。你可以從過去的專案類型、專案常常被檢討的重點、和公司的商業型態，找出哪個「最」在意的重點。

舉例來說，公司的商業型態是產品研發，開會時常常討論專案有哪些工作要做，哪些工作還在進行等，這顯示最在意的是「事」，可以選擇以工作任務管理為主的系統，著重功能在進行工作分派、設定完工時間、呈現工作狀態(如未開始、進行中、已完成、已驗證)、調整工作優先順序等。

換個情形，公司接的專案多是政府專案，開會時關注的是時程有沒有變化，差異有多大，這表示最在意的是「時」，可以選擇具有時程管理的系統，著重功能在時程規劃、工作順序、要徑分析、差異比較等。

如果公司經營的事業要投入大量的人力物力，開會時也多圍繞在料件是否短缺，人力是否充足這類議題，這表示最在意的是「人」(資源)，可以選擇以資源成本管理為主的系統，著重功能在資源規劃、工時管理、資源撫平等。 

讓專案管理資訊系統成功的4個關鍵因素以及建議做法 

1. 尋求高階主管的全力(權力)支持

缺乏有力者的支持，事情要成功的機率就不太樂觀。如何說服他們，我提供一個方向：告訴他們能省錢，省時間，但是不能空口說白話，你必須要能夠提供確切的數據。

例如現在專案平均會延遲5天，造成多少損失；如果通過系統的協助，可以將專案平均延遲天數下降到一天。減少4天的損失換算出來就是一個確切的數字。有了數字佐證，要得到支持就比較容易。

2. 培養人員專案管理的觀念與知識，建立共通的溝通語言

既然強調溝通，如果都不懂彼此在說些什麼，怎麼能寄望把專案做好？在得到主管的支持之後，一定要先進行建立共識這件事情，讓所有人都對專案管理具有正確而且相同的觀念與知識，才能避免他們在使用系統解讀資訊時產生困惑或錯誤。

學習的內容除了基礎觀念知識，一定要以工作上的實際問題，例如常常加班，進度延遲等，示範如何運用觀念知識解決問題或是改善現況，讓人親身體驗，才能真正接受內容並且吸收。

3. 鼓勵使用系統進行專案規劃、紀錄專案工作、檢視討論專案狀況

既然建立了就要用，用了才會發揮功能，大家才會感受到它的好處。要讓大家習慣使用系統，有4個重點要注意：

- 循序漸進。先從最重要的資訊開始填寫，例如我們公司(部門)對專案最在意進度，就請人員只填進度的資訊。重點是養成填寫的習慣，千萬不要加重他太多額外的工作負擔而導致反抗心態。

- 輸入的資料要有意義，而不是有寫就好。資料如果不正確，反映出來的狀況就不是真實的情形，對於專案不但沒有好處，反而可能產生誤導，進而失去對系統的信任與信心。除了靠教育訓練，瞭解到什麼資料才是有意義的之外，專案經理或是主管，也可以在開會討論專案狀況的時候。運用系統的功能實際解說何謂有意義的資料，讓大家更快上手。

- 以鼓勵代替懲罰，尤其不要一開始就用制度規定強行要求，否則大家只會虛應故事，只求不受懲罰，而不在意資料的正確性跟它的意義。這導致系統流於形式，沒有發揮作用，最後宣告無疾而終。

- 先從少量具有代表性的專案進行試作，再推廣到全部門甚至全公司。

4. 逐步建立起或調整出適合公司的專案管理流程

經由系統的協助，累積了幾個專案的經驗之後，就會摸索出一套符合公司做法的專案管理流程；或是跟公司原有的流程相比，有哪些部分需要做出調整，有可能是系統要修，也許是公司流程要改。經過這樣一段系統與實際流程的磨合與整合時期，建立起適合公司的專案管理流程，就能讓系統的效益真正發揮出來，展現它的價值。

以上就是我對這三個問題的回答：了解「系統對專案管理的重要性」，知道「如何選擇適合的系統」，明白「如何讓系統真正落實到公司的流程運作之中」。希望這些內容，能夠在你未來的工作上產生些許幫助，在專案管理的道路上走得更順遂。
 

本文經作者授權轉貼。
原文刊載於《專案雜誌經理》第52期 (原標題：三大問題，一次回答你! 解開你對專案管理資訊系統的疑惑 )