攤開每天的行事曆，上面寫滿大大小小的會議，佔據了大部分工作時間，老實說，有些會議你覺得沒什麼必要參加，浪費時間，但是又不得不去，只好坐在會議室裡放空，或是用電腦做其他事情，熬過這段時間。

我相信許多人都曾遇到這種情況，會議原本是工作中不可欠缺的一種溝通手段，但最終因為種種原因，比如會議缺乏準備，目標不明確 ; 會議流程不清晰，會議中時常跑題 ; 本來和你工作沒有太大關係，但是組織者搞不清楚情況，硬拉你參加 ; 流於形式，為了開會而開會，沒有討論實際議題等等，雖然這些會議貌似都開完了，但卻屬於「雞肋」行為，同時又需要參加者投入一定的時間和精力，導致大家感到非常疲倦甚至反感會議，也降低了工作效率。

而對於管理者，會議更是佔據我們大部分的時間，所以，如果無法在會議上高效溝通，除了浪費大家精力之外，也無法形成具體決策，推進項目，導致我們看似「很忙」，最後卻沒有實際產出，搞得很尷尬。

那要怎麼提高會議的溝通效率呢？我認為必須包含以下四點：

1. 會議前充分準備

記得剛升上主管的那陣子，我感覺特別忙碌，每天幾乎都是在會議室裡度過的，常常突然收到各種會議邀請，例如「本週四召開市場推廣溝通會，敬請參加。」雖然不太明白為什麼要開這場會，但心想：「既然邀請我了，就代表一定需要我參加，如果不參加，我可能會遺漏重要訊息。」

所以只好放下手邊工作去開會，召集人開頭時說了一句：「市場部今年想要加大品牌宣傳力度，各事業部有任何意見歡迎提出。」只見大家七嘴八舌、天馬行空的發表言論，最終也沒有形成決議，眼看會議已進行了三小時，看來晚上又得加班趕工了！

為了避免上述的慘況，我們必須養成團隊良好的開會習慣，任何一次的會議，不管會議主題是什麼，不管規模的大小，都必須要做好充分的準備，明確會議目的、會議議程等，並留給參會人足夠的準備時間，在召開會議前積極主動蒐集各方意見和建議，提前將會議資料整理後發出，會上鼓勵大家進行溝通交流，促使達成決策，從而縮短會議時長，提高會議質量。

2. 參會人員角色明確    

你在會議中，是否曾感到疑惑，不確定自己是純粹旁聽，還是需要發表意見？或是參加某場重大會議，會上都是各部門的執行團隊，但卻沒有主管級的人員，最終當然任何方案都拍不了板。

當出現這些情況時，就代表參會人的角色不清晰，或是有關鍵角色的缺失，都會造成會議讓人摸不著頭緒。

因此，在會議開始之前，要明確會議中各人員的角色定位，比如根據會議內容，誰必須要提供想法或方案？誰是重要決策人？誰來主持會議流程？誰負責會議記錄？等等，這些都要梳理清楚，在邀請人員上也要遵守少而精的原則，「一個蘿蔔一個坑」，並且盡量確保一個小時內結束，否則越拖越長，人的注意力也會變得不集中，當你注意到有人開始打開電腦或手機，沉浸在自己的世界時，就是一個警示訊號了，此時可以適時點名對方或是調整會議節奏，確保會議處於高效狀態。

3. 以找到問題最優解為共同目的

曾經公司有個項目，客戶要求必須在一個月內完成，銷售因為業績壓力，沒多做謹慎評估就簽單了，在啟動會議上，銷售部門和研發部門吵得不可開交，銷售部門認為不能違約，否則就拿不到訂單的回款，因此需要研發部門積極配合，但是研發部門認為這個項目未經過專業人士評估，貿然給出一個月的開發工期，實在是不公平，因此也不願意承接，認為銷售要自己去和客戶解釋，雙方僵持不下，第一次的會議不歡而散，客戶項目的問題還是沒有得到解決。

第二次召開會議前，我請各方寫下自己部門還有哪些彈性，或者可行的手段來解決眼前問題，另外，也嘗試跳脫出自己的職能，站在別人的角度來思考，會議上每個人聚焦在共同目標：「盡量滿足客戶預期，完成項目」，最後，銷售團隊願意和客戶多爭取半個月的時間，而研發團隊也提出可以通過加班的方式來解決時間不夠的問題，總算圓滿落幕。

其實，當某個業務出現問題，需要多個部門協調時，常會遇到相互推諉的狀況，這時我們就必須要專注在找到問題的最優解，想辦法齊力解決，通過換位思考的方式，溝通自然就會順暢許多。

4. 流程科學化

會議的目的往往都是為了多方在充分討論後，形成共識，避免將時間浪費在互相爭執上，所以，我們更應該關注「能夠做成什麼樣子」，而非「當前是什麼樣子」，共同尋求一條向前發展的路，可是，說得簡單做起來卻很難，因為每個人會根據自身的個性、經驗、利益出發，思考的角度便會受侷限。

那麼，有什麼方法可以解決嗎？有的！這裡介紹「六頂思考帽」，是法國學者愛德華·德博諾(Edward de Bono)博士開發的一種全面思考問題的模型，這六頂帽子分別代表六種思維方式，團隊按照每一種思維模式對同一事物進行思考，可以更全方位、多角度的分析問題，給予充分的考慮，以科學有效的形式讓混亂的思考變得清晰，達到集思廣益的作用，以下是六頂帽子代表的思維：

- 藍色思考帽：

代表對思維過程的控制，在會議上擔任主持人的角色，在大家開始討論前，由「藍帽子」說明會議記綠和規則，例如會議討論的內容、目的和流程等，在討論過程中，會由他來控場，並決定參加會議的人員佩戴什麼帽子，最後結束時，他來做總結，簡單來說，就是整場會議的指揮官。

- 白色思考帽：

代表中立客觀的思考，所以當大家戴上白帽子時，要理性的提出事實和數據，例如我們打算開一家餐廳，那麼會上要討論的是店開在哪裡、各地點的客流量是多少、租金是多少、面積多大等等，因為是客觀的事實和數據，所以不會出現誰對誰錯的爭論。

- 黃色思考帽：

黃色給我們的印象是什麼呢？是陽光、耀眼的感覺，所以黃帽子代表的是樂觀、正面的思考，當會議上大家戴上黃帽子時，表示要討論事情的積極面，提出做這件事有價值、有優勢的觀點。

- 黑色思考帽：

凡事有好的一面，也會有壞的一面，所以黑帽子就是要考慮事物的負面因素，代表否定、懷疑和批判，說出做某件事的風險、失敗的概率、最慘的情況等等，這可以防止我們過度美化事情，魯莽行事。

- 紅色思考帽：

紅色會讓人感覺到衝動，尤其是直接的情感，所以戴上紅帽子時，我們鼓勵會議上每個人真實地說出感受和情緒，例如在某項合作中，覺得客戶不可以信任等等，當然，在這期間大家不針對感覺做批判和進一步的討論，只要說出自己直覺的即可。

- 綠色思考帽：

綠色是草地的顏色，讓人聯想到萬物生機盎然的樣子，所以綠色帽子代表的是無限的創意，在會議上可以盡情地發揮每個人的想像力和創造力，只要有助於問題的解決，任何點子都歡迎提出。

運用六頂帽子思考法，我們可以通過多角度的平行思維來討論事情，能使會議進行更加聚焦和有效，也有助於降低決策風險。

這次的分享就到這裡，這些高效開會的原則和方法你學會了嗎？