前兩週，我去參加專案管理協會台灣分會的20週年紀念活動。在台上時，聽眾提了一個問題。他說：「Joe，到底怎麼樣才能建立專案經理的專業感。」
 
這其實是一個我常被問到的問題。因為對很多專案經理而言，尤其是技術職轉上的專案經理，常常都有很深的焦慮感。因為過去擔任技術職時，會有個感知上很扎實的一技在身，面對別人往往也能拿出技術文獻或是量化數據來佐證。但當了專案經理，聽起來雖然是升職了，但心態上卻感覺虛了很多。因為當管理職，必然會開始接觸一些過去不懂的技術（尤其當專案變得龐大且複雜時，專案經理一定會有幾塊的技術不清楚），再加上「大部分時間都只是靠一張嘴去協調」，做久了不免自我懷疑：長久以往，到底該以何服人？
 
我那天的回答大概是這樣的。
 
我說，其實管理職跟技術職並沒有什麼太大的差異。大家來上班，老闆不外乎期待你要就是能「解決問題」，要就能「創造價值」。解決問題不難理解，以技術職而言，比方說設備壞了，你能修好就是解決問題。客訴產品有問題，你能找出問題在哪，提供解決方案，這也是解決問題。老闆問你哪種技術便宜，你能快速講出兩種技術的差異以及價格的影響，這也是解決方案。
 
其實在管理職上，概念也是一樣。專案進度有問題，你去協調協商，這是解決問題。專案內部團隊吵得不可開交，你去排解勸架，這是解決問題。
 
只是大部分的新手專案經理，都只是讓自己被動的解決問題。時程有問題、趕快去協調；客戶有抱怨、趕快去協調；工程師說有技術問題、趕快去了解然後又是協調；客戶提出新需求、一樣還是趕快去協調 （可能協調客戶不要改；或是協調RD加班硬接下來）。
 
只是啊，當你持續做著這樣的事情，挫折感會很深。畢竟老是被動救火，久了總會覺得自己的工作中怎麼盡是鳥事？而且也會隱約感覺大家都不太配合自己。這種日子長期過下來，一定很沒成就感。而且被動救火，也很難展現自己的存在價值。因為就算你能十件協調八件，還是會失敗兩件。也因此，老闆看你整天很忙、焦頭爛額，還是不免出包。所以這樣的專案經理，會顧慮自己的職涯不夠扎實，這完全可以理解！
 
我在很多文章中，或是在課程中都強調過：專案經理本身其實是有專業的。而這專業的展現，其實是透過「主動管理」的知識與技能來「創造價值」。
 
簡單的講，專案之所以叫做專案，就是非常規，大部分時候都充滿高度的不確定。開發一個新產品，既然是「新」，就是沒做過；辦一個行銷活動，也總有各式過程中不可控的意外；甚至接案型的專案，明明有合約有時限，也要面對客戶有各種改變心意的可能。
 
企業主，也就是你的老闆，他們通常都不喜歡不確定性；更何況是高度的不確定性。也因此，你如果對現況的掌握越清楚，越能回答他可能出現的疑問；或是你越能比他先看到後面的風險，甚至預先提出解決方案，你就會變成組織中受倚重的對象。這很類似我們小時候看三國演義的感覺。你看，在書中諸葛孔明每次都料敵先機，所有方案都預先準備好了。一兩次戰役後，劉備以及整個蜀國諸將對他佩服得五體投地，高度信任他的專業判斷，最後只要遇事不決，就找孔明。
 
專案經理若能做到這樣，那當然是職位穩當。
 
你說：「三國演義是小說啊，現實怎麼可能做到？」
 
老實說，現實比小說還更容易做到。古代打仗，兵不厭詐，真有各種稀奇古怪的狀況會發生。小說主角真能料敵先機？我認為很困難。但你在公司上班，老闆想問的問題，會完全想像不到嗎？

以我多年的經驗而言，不外乎就是這麼幾個：
「專案要做多久？花多少錢？預期效益？可能風險？誰會負責哪些工作？投入多少工時？」

進階一點的問題怎可能是：「最近有個案子的工作需要人，誰有空可以協助？客戶提了個變更，這會增加哪些工作？分別要做多久？影響多大？多花多少錢？誰能做？該不該答應？」

或者

「最近有個客戶的需求，跟我們一直秘密研發的產品吻合，這產品有沒有機會提早上市？若要趕工提早，會有什麼代價？誰能加入團隊幫忙？」

再不然，碰到上線的產品有Bug需要有人檢測，老闆吆喝的問道：「現在誰可以從既有專案抽調出來？會不影響既有專案？影響多大？我們還有什麼選擇？」
 
你看，這些問題都不難想像吧？
 
也因此，一個有能力的PM，就是隨時準備好回應這些問題的PM。你手上有正確的計畫（無論是我們基礎課程教的簡化版Big Table；或是進階的動態排程工具），你就能快速的面對變動、分析影響、找出突破口。而視覺化你的規畫後，每當面對老闆的提問，你甚至能主動示警，讓老闆防患於未然。而且我上課時也有Demo，你過程中做的所有協調與努力，都可以輕易讓老闆聽懂與看懂。甚至更可以因此建立起團隊（其他利害關係人）對你的安心感。
 
而手上有正確的地圖，也就是PM最扎實的管理訓練。
 
基礎的就是我們【專案管理一日特訓班】中教的Big Table，讓你看得比團隊遠，可是又能把現況輕易解釋出來。進階的就是【動態排程】中講授的動態排程技能。讓你把專案的人、事、時、地、物、錢，轉成可以任意轉換角度的模型。無論碰到任何變動或是進度變化，都能讓你比別人更早看到未來的狀況。老闆上面的任何問題你也都能回答。這才是最扎實，也最不可取代的價值。
 
也有人問我：「那考個證照如何？」
 
我的答案每次都是這樣：「商業的環境中，能力其實還是優於證照的」。你想想，假設你雖然沒有證照，但是你每次都能回答老闆提出的各類管理問題。你覺得老闆會不會信任你？會不會重用你？但反過，假設另一個人。老闆問的這些問題，他老是瞠目結舌、一個都答不出來。但是他說：「老闆，你問的問題我都不知道啦。可是......我有PMP的喔！」
 
你是老闆，你喜歡誰？

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