（Photo Christina Morillo by on Pexels）

上班族常遇到的痛點，就是「跨部門合作」。因為大家都有本位主義，所以只要遇到別部門需要配合、協助的時候，就特別麻煩。畢竟他們都有自己的首要任務和 KPI，因此常常對我們的要求冷處理，或是表面上笑嘻嘻說願意幫忙，但私底下拖拖拉拉，隨便丟個東西就交差了事。

今天我來分享一個妙招，你不妨參考看看，是我以前在美國上班的時候，「被逼出來的」技能！

大家知道我在美國是當顧問，除了要在自己公司的部門間周旋，還要在客戶（紐約市環保署）的各大山頭間遊走。光是一個簡單的數據，就需要說服好幾個單位，如果他們一個禮拜不給我，我的進度就直接延誤一個禮拜。

以前在台灣遇到這類問題，我還可以依靠平常的交情，以及三寸不爛之舌，想辦法說服。但到了美國，語言隔閡顯然讓我的交涉能力大打折扣，但事情還是要做，情急之下，我用了非常之手段，就是「畫流程圖，並請對方畫押」。

比方說，我想跟 A 部門要一個資料，A 經理告訴（ㄈㄨ ㄧㄢˇ）我，我需要先找 B 部門的員工 B 拿資料，再跟B經理確認，請他發函給 A 經理，A經理才能委託員工 A 來製作...bla bla bla...
就算你聽得出來 A 經理是在打官腔，你也不好指責他，畢竟他是客戶公司的主管。

所以我的做法是，當著A經理的面拿出一張紙，把他講的流程畫出來（用 Swimlane，一種可以區分各部門責任的流程圖），請他確認這是最有效率的方式，如果他確認，我就回到辦公室，把這張圖用電腦軟體簡單畫一下，然後用 Email 發給相關人員（經理 A、B，員工 A、B）告訴大家說我要執行這個流程，並且說這是A經理確認的最佳解，然後就照表操課，追蹤進度，看看現在球在哪個人身上。

這樣做有幾個好處：

1. 這點超妙：當 A 經理看到我直接畫出流程圖，常常會改口，說有更簡單的方法。因為他不想要為這個白紙黑字的流程背書，畢竟這樣一來，大家就都知道 A 經理在打官腔了。

2. 如果 A 經理真的打官腔，而且也確認這張圖。我就發到 Email，發出之後，B 部門的人很可能會有意見。好比B經理會用 Email 回覆說：「拿個資料哪有這麼複雜，還要跑流程？！A 部門直接給顧問（就是我）資料即可，不需要知會我們 B 部門啦！」總之就是讓他們自己去吵，我坐等資料就對了。

3. 就算 A 經理願意對流程背書，B 經理也對流程圖沒意見，那也沒關係，大家等於默認，會照著這張流程圖幫我準備資料，如果他們拖延，我就每隔幾天更新這張圖，把卡關的點標在圖上，讓大家知道現在是誰還沒完成自己的部分，等於藉由流程圖來跟催（ㄨㄟ ㄒㄧㄝˊ）。我不用做壞人，我只是放出一個訊息：「既然這流程是大家認定的，我只是提醒你們要遵守而已！」

所以你說，畫流程圖重不重要呢？但我發現，現在的上班族很少有機會接受流程圖的訓練，自己天天在做的工作，熟悉是熟悉，但要跟別人解釋清楚就力有未逮。這樣遇上跨部門的協作，或是幫團隊建立 SOP，甚至遇到公司要導入新系統，痛苦就來了！就好像「明明腦中有美妙的旋律，卻因為不會樂譜，而無法與人交流！」這不就太可惜了嗎？

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