最近電視上聽到來年是孤鸞年，有些情侶打算趕年底結婚，我對民間習俗的了解只有冬至要吃湯圓，夏至要吃刨冰的認知，不過倒是想跟大家提提我印象中最符合”專案管理”精神的婚禮。
可以稱得上”專案”的事件通常有兩個特性，獨特性(Unique)與暫時性(Temporary)。沒有任何兩場婚禮是完全一樣的，這是獨特性(這點也適用於婚姻)。至於暫時性(希望這點不適用於婚姻)，一場婚禮所動用的資源，從以大場地與爛食物齊名的豪華飯店，特別備註姓名的大幅婚紗照，以致含括新娘阿姨同事的外甥女之親友團，都是基於這場婚禮臨時集結而成。這兩點來看，婚禮其實是相當典型的專案。
新郎是我高中死黨，也是一手策劃整場婚禮的專案經理。交通管理的背景的他，用非常系統化地方式規劃整個婚禮的運作。雖然他沒有PMP證照，但事後回顧，整個過程印證了不少專案管理的實務，由於我也是敲鑼打鼓親友團的一員，整個規劃都有參與，自己算是上了一課。
”利害關係人”(Stakeholders)是影響專案成敗的關鍵人物，必須及早界定出來並滿足他們的需求。這場婚禮，新郎心裡非常清楚，最關鍵的利害關係人絕對不是自己和他可愛的未婚妻，而是雙方家長。其中女方家長又勇奪“最厲害的利害關係人“寶座。老丈人跟丈母娘關心什麼？我們一定要事先了解，並讓他們安心。否則婚禮是暫時的，磨難是永恆的。我同學於是準備了一份數十頁的簡報，沒錯，就是那種用PowerPoint搭配雷射光筆的簡報，順便帶了一台不知哪借來的單槍投影機，就這樣騎著機車，到了未婚妻家，對著他們親朋好友簡報了起來。內容從新郎學經歷簡介，婚禮籌劃，到婚後住所，家庭財務，何時生孩子等等，只要是爸媽們擔心的問題以及親友們需要八卦的材料，都一應俱全(專案溝通管理)。我身為新郎的死黨兼婚禮主持人，也有幸拜讀了一下這份PowerPoint。其中最讓我噴飯的是，因為當時南亞海嘯剛過，而他們蜜月的地點又選在馬爾地夫，老人家當時十分反對，而新郎竟為此準備了海嘯前 vs. 海嘯後馬爾地夫的海平面照片，並有詳細的數據與圖片（專案風險分析），證明了海嘯雖猛，卻無法摧毀他們愛的小島。老人家們在高科技影音效果的震撼之餘，也紛紛由反對轉而祝福他們的蜜月計畫，第一戰成功！(註)
專案團隊是專案執行的骨幹。專案團隊主要有兩組人馬組成，男方的高中同學們主要負責婚禮節目的規劃與流程控制，迎娶時為了有同款同色的車隊，則由新郎車友會社的朋友擔綱（我懷疑新郎參加車友會又是一個預謀）。再加上幾位女方的表兄弟，就組成了一個Project Team。新郎為了讓大家有更好的默契，請大家吃了一頓午餐，辦了個專案啟動會議（Kick-off Meeting）。席中新郎為大家做了個簡報(對，又是簡報！)，說明婚禮的流程，個人責任分派等。一群二三十歲的男生女生聚在餐廳，絕對是培養默契有餘，認真討論不足，果然演變成史上最歡樂之Project Kick-off Meeting。但新郎早已料到這點，包包拿出一疊工作說明書（Statement of Work. SOW），裡面包含了每個人的責任分派（Responsibility Assignment Matrix, RAM, 圖一）以及整個婚禮流程與時間表（Project Schedule, 圖二）。至此大家終於收起笑容，露出“這傢伙是玩真的”，”這差使不好混“的表情。果然，沒有白吃的午餐。小小的壓力與責任感油然而生！
（圖一）工作責任分派表
（圖二）婚禮流程時間表
到了婚禮進行前一週，新郎商借婚宴場地進行彩排，負責燈光、影音、鋼琴以及主持的人員也都到場。新郎製作了一份以分鐘為單位的音響燈光控制圖（Time & Event Diagram, 圖三）。這個工具相當於里程碑計畫(Milestone Schedule)，顯示哪些目標需要準時達成，而哪些時段可以當作緩衝(Buffer)。為了讓婚禮過程緊湊並且準時完成，我們設定新人三次出場的時間為里程碑，而其他節目，便可依當天狀況適時調整。
（圖三）音響燈光控制圖
雖說計劃永遠趕不上變化，但有了好的計畫並且充分授權，狀況發生時大家才不會慌了手腳。像是當天突然發生證婚人印章不見的狀況，我們立刻便把鋼琴演奏從兩首減為一首，燈光音控也依照時間表調整，很從容地調回原訂進度，賓客根本渾然不覺。
婚禮的那天，我只能說，就是一整個順暢，悠閒與歡樂。即使面臨些突發狀況，因為大家都知道下一步該做什麼，不用跑去去問新郎或是主持人。我們幾乎分秒不差地準時結束。以往我參與過的婚宴，有些流程還沒結束，賓客已經逐漸離場。但這次歷時三小時的婚宴，直到送客幾乎仍是桌桌滿座，感覺出大家意猶未盡，我好像模糊聽到有人問新人，你們下一次辦是什麼時候？
最後，如果你是未婚男性，除非你有把握有做這樣縝密的規劃，最好不要把這篇文章分享給你女友，有次我把這經歷分享給一對將要結婚的朋友，當場女生就給男生一個白眼：你看看，人家就這麼用心，你要檢討啦～
註：我當時問過我同學，為什麼堅持要去馬爾地夫蜜月。原來，結婚前一年，他們早已開始接受潛水訓練，買了水底相機（婚禮MV用），連喜帖和謝卡的圖案也以馬爾地夫為主軸，聽了我整個無言 *_*
圖片來源:https://images.unsplash.com/photo-1463579934088-98fe605ed062?ixlib=rb-0.3.5&q=80&fm=jpg&crop=entropy&s=8b258745b699901b111c4a662646d5ec
