想要避免瞎忙，想要專注，想要減少拖延，想要解決工作常被打斷等問題，關鍵之一是「拆解出任務的下一步行動」。為什麼呢？

因為所謂瞎忙，就是做得太多，但轉換的效益很少，甚至做錯方向。時間管理不能只是去做，做了沒價值，可能浪費更多時間。

我們需要知道相對有效的「下一步行動」是什麼？

所謂專注，就是能放下事情尚未完成的各種雜念，隔絕其他誘惑干擾，投入在當下可以做的行動上。那麼，下一步能讓我進入專注狀態的行動是什麼？

所謂拖延，就是在跟其他行動競爭的時候，我們選擇去做了其他簡單行動，結果真正重要的任務遲遲無法開始。重要任務需要跟上網、聊天、社群、遊戲競爭，什麼樣的下一步行動可以獲得我們的選擇青睞？工作上每次被打斷，我們總覺得很難回到重要工作狀態，但是現實職場就是會被會議、來電隨時切斷。

與其每次想要等有完整空檔來一口氣完成任務，如果可以拆解下一步行動，讓任務在分段空檔，逐步推進呢？要從一個模糊的目標，從一個困難的任務，拆解出立即可行、對抗拖延的下一步行動清單，並非易事。

我在時間管理課程中，發現學員最容易在拆解行動清單這一步卡關。所以我也一直在研究，如何把拆解行動清單的思考流程，轉換成更具體可行的步驟。今天這篇文章，分享我的最新設計，一張拆解下一步行動清單的流程圖，轉換成視覺的道路地圖，輔助大家在拆解目標的過程更容易按圖索驥。

或許你不一定需要我的解說，可以直接參考這張流程圖，自己演練看看。

我是用 coggle 這個心智圖工具繪製，裡面鉅細靡遺的列出很多拆解的步驟、進程與技巧，但「不是每個任務都要拆解到這麼詳細」。這張流程圖只是展現一個全面的可能性，但你很有可能每次只要作其中幾個步驟，任務就可以有效往前推進。

接下來，則讓我用文字進行解說。


第一階段：拆解目標

確認目標價值，寫出具體成功故事很多時候我們會把行動當成目標，很多時候我們的目標太模糊而沒有確認真正價值。所以第一步一定是先確認目標的具體價值到底是什麼？

• 如果是自己的目標，要確認自己真正想要獲得的成果是什麼。
• 如果是老闆、客戶交付的目標，要確認我們彼此想像的成果是否一致。

例如我想要晚上11點睡覺，養成早起習慣。雖然這個「疑似目標」看起來很不錯，但更關鍵的是背後的成功故事是什麼？可能是我期望生活中找到時間可以閱讀學習。這時候我們就要問，如何設計行動讓早起後閱讀學習成為可能？甚至不一定要早起也能閱讀學習？因為後者才是我們要的真正價值，而非早睡早起

列舉要解決的問題

• 很多時候我們以為拆解是列出理想計畫、完整計畫，但其實很多事情無法這樣處理（也不可否認有些事情適合）。
• 很多時候我們以為是要把事情做完，但其實更重要的是把事情做好。

所以，第二步拆解是列出成功故事要成功，必須面對的問題，每一個階段要解決的風險。
 

把問題轉化成多個關鍵任務（階段性成果）

然後第三步，把這些問題轉換成正向任務，這些可能就是要把這個目標完成並做好，最關鍵的幾個階段性成果。

在幾個階段性成果中，我們還可以進一步拆解：

• 有沒有可能整合問題與解決方案（尋求統合的最佳解法）
• 有沒有可能和其他目標的階段性成果關連（做一次可以有多重效果）
• 哪個是現階段可以完成？（真的可以完成，要不然什麼都是白搭）
• 哪些是下階段推進就好？（有些可以下個階段再推進，這樣我就知道優先順序）
   

第二階段：拆解立即可做的下一步行動

限時行動

如果階段性成果也不容易達成，就先設定一個限時行動。設計出眼前更明確、更可以立刻衝刺的行動。

例如設定一個禮拜之後可以做到什麼、三天後可以先完成什麼？然後衝刺這個行動，完成之後再分析如何進一步修正接下來的行動。

「限時」的意思是，不是評估這個任務要做多少時間，而是先設定一個時間，然後評估這個時間內我可以完成什麼結果。以這個短期結果來衝刺。

承諾行動

如果限時行動可以加上承諾更好。而立下承諾的約定，通常是立即可行，最有效的下一步行動。這裡的下一步行動，不是把事情完成（因為不可能），而是立即採取立下承諾的行動，立即可行，並有推進我們動力的效果。

• 例如「這個當下立刻打電話」跟合作者約定一個禮拜後會提交初步大綱，或是三天後開會討論目前找到的競品分析。
• 例如我打算養成運動習慣時，「這個當下立刻」跟家人、朋友約定週末一起到運動場跑步。

切割準備行動

我們還是需要仔細回推這個任務要完成的流程、需要準備的東西，開始切割步驟。

• 一方面確認這個任務需要做的行動，以免遺漏。如果行動清單沒有列清楚，往往會漏掉一兩個步驟，但可能就會造成意外、風險，或是更多彌補的時間。
• 一方面當行動清單列清楚，我們會有更清晰的視野，知道下一步可以做什麼，知道如何分段做，知道現在做完什麼、還沒做完什麼。

第三階段：面對卡關時的行動？

我有行動

如果任務進行順利，那麼前面三種行動拆解就夠了。但如果任務有卡關了，我們可以把一些行動再簡單化。可以設計一種行動，先把我有的、我當下可以做到的先做出來。例如我還設計不出一個海報最佳的文案，但我可以把行動設計成：「先寫出目前我腦袋可以想到的海報基本文案」，然後從這個基礎再修改

詢問行動

如果任務還是卡關，很有可能是我們必須尋求支援。可以設計一些立即尋求支援的行動。例如詢問有經驗的同事A，這個問題可以如何解決。很多時候找可能有經驗的人討論一下，往往就能找到推進任務的可能方法。

測試行動

如果任務依然卡關，我們就必須進行一些測試行動。測試看看有沒有可能改變作法，然後事情會變得更能往前推進。例如寫文章、報告卡關了，測試一下用語音轉文字工具念出草稿，會不會更容易生出一些基本內容？

 

第四階段：持之以恆的行動

替代行動

如果我們現在進行的不是一項任務，而是一個長期的，必須持之以恆的習慣。那麼我們會需要設計一些替代行動。例如正在養成閱讀習慣，除了設計閱讀時間外，也可以有替代行動是用朗讀功能聽電子書，或是聽 podcast 說書。因為在習慣持續的過程中，不一定每一天、每一階段都可以有足夠時間好好讀書，設計一些替代行動，幫助自己在不同情境下，都能推進這個習慣。

漸進挑戰行動

習慣要能長期堅持，並非只是簡單重複，因為重複太久，也會覺得疲憊、缺乏新鮮感。所以這時候，可以設計一些漸進挑戰的行動。例如要養成跑步行動，先從最簡單的每天慢跑10分鐘開始，下一步增加一點時間，再下一步調整不同跑速，再下一步練習呼吸。讓自己每個階段有不同的挑戰行動，一開始很簡單，但隨時都有新鮮有趣的新行動，習慣更能持之以恆。

結合我喜歡的行動

有時候一個習慣要能持續，難免遇到比較低潮的時刻，如果不是很想去做了，可以結合一些自己喜歡的行動。例如想要繼續跑步習慣，但又有點累了，就結合自己喜歡聽的電子書，一邊跑步一邊聽，這樣或許更有動力去做。

 

以上就是我平常在拆解目標、任務的下一步行動時，腦袋中會運作的思考流程圖。（你可以參考近期這篇文章，互補搭配：找回時間掌控權的 15 個小習慣，我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年）

而目的就是幫助我找到有效、立即可行、願意去做的下一步行動，讓件事情這個當下就可以往前開始推進。

提供大家參考，也歡迎大家回饋、分享你的意見。

 

本文轉貼自：電腦玩物 ( 原文標題：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）

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