你有沒有遇過一種情形？當你面對主管或客戶做簡報的時候，他開始眉頭深鎖，語重心長地說道：「講重點…」。當下你亂了分寸，心想我已經準備了這麼多資料卻仍被嫌棄，到底是哪裡出了問題？
當人們過度關注輸入，卻忽略了輸出
在資訊爆炸的時代，取得資訊的管道越來越多，也越來越容易。許多人追逐著吸收更多的資訊，卻很少回頭思考，自己處理這些資訊的方式跟技巧。在職場上也常見到，投影片充滿了密密麻麻的文字和圖表，卻讓人抓不到其中的重點。
然而，光是擁有一堆資訊還不夠，你還得學會如何消化吸收，轉化成別人看的懂的東西。因此，懂得把資訊的「輸入」轉化成有價值的「輸出」，讓每次的「產出」都能講到對方心中的「重點」，就成了每個職場人必備的關鍵技能。
究竟，我們該如何建立一套屬於自己的「講重點」技巧呢？
《高產出的本事》是一本必讀之作
最近上市的《高產出的本事》這本書，就是談論「化輸入為輸出的產出技巧」的翹楚。這本書的作者是職人簡報培訓專家劉奕酉，我長期追蹤他的 Medium 專欄，他是我目前看過能將簡報做得既精簡又精美，而且總是直指核心重點的人。
他曾經說過：「在大數據時代，能夠自主思考、表達觀點並採取行動，也就是能運用自身的知識與技能進行產出的人，將會是未來能存活得更好的人。」人們欣賞能夠化繁為簡、講話總是提綱契領的人。這種人讓人感到「有料」。
在這本書裡，作者毫不藏私地提供高效產出的祕訣：八個表達框架、四個圖解模板、產出內容的鑽石架構、五種產出之後的應用方法。這本書的內容豐富、論述精準、舉例貼切，是一本非常適合擺在辦公室的案頭書。
以下，我除了簡述書中部分的精華，還會結合我自己在職場帶領團隊的經驗，另外挑出「八個表達框架」特別著墨，用一張圖整理成「八個講重點的訣竅」。希望能讓你學會正確的表達方式，讓自己成為一個講話「有條有理」、總是「講重點」的人。
為什麼要學「優勢輸出」模型？
懂得把雜亂無章的資訊，整理成結構化、條列式精闢見解的人，在職場上的優勢會越來越大。我很推薦作者提倡的「優勢輸出」模型，他強調掌握這套優勢輸出模型的人，在未來會無往不利。
用優勢輸出模型，展現你的產出優勢（圖 / 來源：Medium 職人簡報與商業思維）
在〈專業有價、產出有值；有本事產出，就能讓價值兌現〉這篇文章裡，作者將這個模型分為四個步驟：定位、重組、產出、場景。
- 定位方向：釐清產出的目的、對象，並選擇合適的框架。
- 重組架構：根據框架來組織合乎邏輯、簡明扼要的表達內容。
- 產出內容：將表達內容轉化為完整結構的產出內容。
- 場景應用：把產出內容應用到各種不同的場景之中。
那麼，學會優勢輸出模型的人有什麼好處？作者說：「首先，省下了構思架構的時間；其次，有了框架做為架構，也可以除去不必要的素材蒐集，又進一步提升了效率。在這種情況之下，我們自然更有餘裕去產出內容、優化內容，也更可能發揮巧思與創意。」
如何「講重點」的8個訣竅
讓我們思考一個情境：當你在執行專案或任務時，無論你要跟主管匯報進度、尋求協助、展示成果，要注意的是，主管當下心中「最重要的事情」是什麼？快速、清楚地表達出事情的全貌，再直接切入其中的重點，這時候你就需要一些框架的輔助。
書中談到的「八個表達框架」，很適合用來把事情的全貌說清楚。以下，我用一張圖把這八個框架整理在一起，在每個框架裡，我用藍底色標出來的項目，就是主管心中「最重要的事情」（範例），讓我們分別來看這些範例。
「講重點」的8個訣竅（圖 /瓦基提供）
1. 重點框架
最泛用的框架之一，把你想表達的重點濃縮成三個（盡量不要超過），掌握「三的原則」，當事情不超過三個的時候，對方會比較有耐心聽完你講的重點。當然，最後別忘了重申，你講完這三個重點的結論是什麼？這個框架可以靈活運用到以下每一種框架裡。
2. 清單框架
當你想要表達的事項，非得超過三個的時候，請開始「分類」。你如果想講10件事情，就試著把項目拆成三個大類別，每個分類再配置小項目（例如3:3:4）。同樣地，跟主管強調的重點，就以三個「大類別」為主，其他的小項目已經不是他最關注的重點。
3. 時間框架
用時間來表達一件事情，可以分為：期間、階段、步驟。以「期間」為例，區分為過去、現在、未來。通常而言，如果事情的進度沒有落後，老闆只會關心你「未來」要做什麼。如果事情真的落後了，你就多講一點「現在」做了什麼安排，「未來」能不能追趕回來。
4. 空間框架
用空間來表達一件事情，可以分為：距離、性質、規模。以「距離」為例，區分為遠、中、近。把事情用距離的方式表達（國外、國內、同縣市），有助於看出全貌，再從「近」的事情出發，說你的行動和計劃，同樣可以用「三個原則」講出三個行動。
5. 主題框架
許多人熟知的黃金圈法則，從為什麼、如何做、做什麼，由內而外說明做一件事情的目的、做法、和結果。對我們自己而言，「為什麼」的內在動力固然很重要，但主管時常關注的重點反而是你「做什麼」和有什麼「結果」（除非他不知道自己為什麼要指派你做這件事情…）。
6. 議題框架
這是一種很嚴謹的表達方式，總共有四個步驟：論點、理由、實例、重申。我認為最重要的在於「論點」本身，後面的眾多理由、實例、重申，都是為了支撐論點而存在。記得讓自己的表達圍繞著論點走，不要離題了而不自覺。
7. 問題框架
闡述一個問題的時候，可以用這四個步驟來表達：情境、衝擊、課題、對策。這四個順序並沒有一定，你必須評估當下的狀況，最希望讓主管知道的重點是什麼？然後把希望強調給主管知道的項目「移到最前面講」。
8. 課題框架
描述一個課題的時候，通常會用背景、任務、行動、成果，來依序交代。背景、任務、「實際完成」的行動和成果，通常是簡單帶過就好。如果事情進展順利，主管最關心的重點就是「計劃預期」的行動和成果，記得強調這個部分。
為什麼作者要提供這麼多「框架」讓我們參考使用？他說：「框架，可說是將『解決問題的過程』抽象化後的輪廓，能幫你跳脫這種漫無目的的摸索，替你創造邁出第一步的機會。」框架讓你有跡可循、讓你有勇氣踏出第一步。
此外，學習這些框架，就像是練武功的人學習蹲馬步一樣，屬於基本功的鍛鍊，唯有當你真的去使用、去練習，才能將這些框架內化成自己的東西。如果心中沒有這些基本泛用的框架，就很難將繁雜的資訊整理成有條理的重點。
什麼樣的「圖解框架」容易讓人秒懂？
當你開始運用許多種不同的表達框架時，記得搭配一些「圖解」來輔助說明。作者用這篇文章〈一流商務人士的思考術：懂得用框架解決問題，加速思考到產出的品質與效率〉的「圖解框架」為例，說明在不同的情境下，你都可以運用這些圖解框架來講重點，讓人一眼就看懂（樹狀圖、流程圖、矩陣圖、文氏圖、散佈圖）。
用優勢輸出模型，展現你的產出優勢（圖 / 來源：Medium 職人簡報與商業思維）
例如，當你使用這些圖解框架來表達一件事情的時候，你還可以針對裡面想要「強調的重點」（圖中橘色）的部分，進一步深入說明。作者也提醒：「使用框架是為了跳脫框架，發展出自我的思考脈絡。」你可以先把馬步打穩，然後再發展出自己的招式。
後記
雖然，這種整理重點的產出能力並非一蹴可幾，但有了《高產出的本事》這本書的幫助，會讓你少走很多冤枉路。如今，我持續向作者的文章學習，如何思考讀者的需求與文章定位、如何設計出思緒縝密的行文架構、如何用簡單的圖表呈現複雜的概念。
對於受雇者而言，這本書可以幫你增進簡報技巧、改善你的企劃提案、精煉你的說話內容。對於自雇者而言，無論是作家、講師、部落客等內容創作者，也絕對能從這本書中受益許多。
懂得將雜亂的資訊精煉之後輸出，才能將資訊化成屬於自己的知識，再用各種框架把知識傳遞給別人瞭解，成為善於講重點的人。這不只是一種職場技能，也是一種必備的生活習慣，除了會改變你職場的軌跡，也會提高你視野的高度。
講重點的關鍵就在於：在對方分心之前，就切入重點。
想知道更多關於閱讀的大小事嗎？也歡迎您聽聽我的Podcast《下一本讀什麼？》。
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