本篇也可以搭配我們的 Podcast 節目《大人的Small Talk》一起聆聽，在多數Podcast平台（例如 Apple Podcast 或 Spotify）都可以找到！

前幾天，我在提問信箱看到一個問題，有個夥伴詢問：「該怎麼跟老闆開一場有效率，而且讓老闆滿意的會議？」這問題其實蠻有趣的，加上我想應該不少人有類似的困擾，所以在這篇文章中，我就想來聊聊「開會」這回事。

在我看來，大部分人其實是不喜歡開會的，而老闆通常行程滿檔，有很高的機會更不喜歡。也因此，如果你想跟老闆開一場有效率、且讓他滿意的會，我首先會建議把握兩個大原則。第一，是快速精準地講到重點，盡量縮短會議時間。第二，是掌握老闆習慣接收訊息的方式。

所謂「縮短會議時間」，概念並不是原本預約一小時的會議室，現在改預約半小時，而是全盤調整開會方式，更有效率地達成會議目標。

想做到這樣的調整，仰賴你平時對於老闆接收訊息習慣的觀察。比方說，你發現老闆開會時習慣看投影片，那你就盡量把報告內容整理成清楚的投影片，方便他掌握資訊；或你發現比起細節，老闆更傾向聽重點就好，那你的報告就以關鍵資訊為主，至於細節則作為補充，以免老闆聽得吃力又抓不到重點。

當你能掌握老闆接收訊息的習慣，並且在報告時做出相應的調整，整個開會過程的效率就有機會大大提高！

雖然對於每個老闆究竟習慣什麼樣的會議模式，我很難給出一個一體適用的答案，不過我自己作為管理者，倒想接著談談我對「高效率會議」的看法和建議。不只基層員工可以參考，對於一些不確定該怎麼開會的管理者來說，我想也有幫助！

首先，一律從「結論」報告起。

前面有提到，我們必須先掌握老闆接收資訊的習慣，再來決定會議上怎麼報告。不過這畢竟需要一段時間的觀察才能做到，在還沒搞清楚老闆的習慣前，我自己一律採取相對安全的做法，也就是「先從結論講起，接著再展開細節」。

以這樣的架構來報告，可以幫助老闆快速掌握重點。接著你再補充細節，比方說你如何得出這個結論、有什麼資料佐證，或針對老闆的追問來回覆，那麼整個報告就清楚了，理解上也省力。

理解上比較吃力的報告，是那種內容包山包海，報告者又偏要一一念出的。我就碰過有應徵者來面試，雖然精心準備了數十張投影片，把一件事的來龍去脈講得鉅細靡遺，但我聽了好久，始終聽不出重點是什麼。他講得累，我也聽得一知半解。最後我對這個人的印象，並不是認真積極，而是「表達上沒甚麼邏輯」。這樣辛苦老半天最後卻事倍功半，不是就很可惜嗎？

有的人可能會問，那該怎麼判斷老闆是不是覺得我表達缺乏邏輯呢？有個指標是，只要老闆不斷叫你「下一頁」，或是問你「所以重點是什麼？」那就代表目前的內容不是他真正在意的，也沒有讓他覺得重要。下一次，你即可以根據這些反應篩選什麼內容要報告、什麼該拿掉。能精準理解聽眾想知道什麼，會議才真的是把時間用在刀口上！

關於開會，我的第二個建議是，先整理好自己的想法再去找老闆開會，不要出「申論題」讓老闆想。

員工沒整理好想法就找老闆幫忙，這是老闆很高機率會生氣的一種會議類型。舉例來說，如果同仁找我開會，一來就只說：「Joe，我最近工作上卡關了，你可以幫我嗎？」這種狀況下我會很生氣。

在我看來，求助當然沒問題，只是你必須講清楚哪裡卡關、為何卡關、要老闆怎麼幫你，這會議才會有意義。畢竟員工是第一線執行業務的人，很多時候搞不好比老闆都專業，如果員工都講不清楚問題出在哪、可以怎麼解，老闆怎麼會知道呢？

以這個情境而言，如果我是那個想求助的員工，更合適的說法會是這樣：「老闆，我推測我工作上會卡關，是因為不太熟悉某種軟體的操作（原因），如果公司覺得值得投資學費來學習，我找了兩門合適的課程可以報名；如果公司覺得不必投資在這方面的學習，我也找好兩個可靠的外包團隊（解法選項）。」

比起光丟出問題要老闆給答案，這種事前有做功課、讓老闆明確知道他該做出哪些裁決的會議，才比較有效率，也比較不會惹惱老闆。

關於會議的第三個建議是，會議越少越好。這認知對經營者而言尤其甕重要。

我所謂減少會議，背後的考量是要「避免重工」。我們都知道，開會占用的不只是實際討論所需的開會時間，還有做會前準備的時間。以開一場公司裡常見的進度會議來說，員工會前要花時間整理資料，甚至有時要編輯成固定格式的文件，接著在會議上還要把同樣的內容再念一次，這其實造成很大程度的重工。

我理解有些老闆因為工作實在忙碌，於是想說每周固定一個時段來聽員工報告進度，好來掌握業務全貌。但實際上，如果一個專案真的重要，作為老闆必定會每天主動關心，而非只是等員工來匯報進度。這種專案本來就不該等每週固定時間匯報。至於如果不是這麼重要的，老闆未必想知道細節的，定期開會的必要性其實也不高。也因此，與其要員工花時間準備報告跟開會，還不如做成集中的進度儀表板或是重大問題的看版。老闆有必要時，自己去了解或看書面的整理，有不清楚的地方再找專案負責人來提問。這樣也更能兼顧專案推進的即時性，也不會把問題拖到開會討論而錯失即時性。

仰賴進度會議對老闆而言還有另一個缺點，那就是在會議上才靠著直覺快速做決策，會拉高經營上的風險。

我認為作為老闆，與其每周空一段時間聽員工報告，然後快速決定各種事情，還不如每周保留一段時間給自己，專注地思考下一步怎麼走，有問題再找大家討論就好。這樣不僅能提升決策品質，員工也可以花更少時間開會，把工作做好，這才能走入正向循環！

至於其他類型的會議，比方說大家一起來腦力激盪的會議，或者做最終決策的會議，倒還是有開的必要。只不過這類會議需要把握一個原則，那就是所有與會者在開會前務必先做好準備，把想法帶到會議上討論。如果大多數人都沒準備，想說「會議上隨機應變」，那這整個會議很可能就會變得浪費時間、毫無實益。

在團隊工作中，總有些時候我們需要透過會議來同步認知和凝聚共識，但也有些時候，會議並不真的那麼必要。希望這次的分享能幫助你對「會議」有更清楚的認知，在工作上更有效率地運用會議時間！

內容口述 / 張國洋；整理 / 鐘敏瑜