為何..專案管理是一種生活思維?

為何..專案管理是一種生活思維?

有人常問我,部落格的標題:「專案管理生活思維」到底是甚麼意思。

這標題其實涉及我最早開設部落格的原始理念。

我一直就想寫些跟專案管理相關的東西,但又不想只是很學術性的寫些公式或是技術。 一來公式與技術大家在教科書都找得到,已經一堆人寫了,也不差多我一人。 更重要的是,這些書上找的到東西卻不表示人人會用,很多人讀書只是為了考試,讀完也就放在一邊了。 以致於一些人還誤以為理論跟實際是兩條平行線。

「平行線」這思維其實最讓我困惑。

我自己有開些專案管理的課程,常碰到一些企業班的基層同仁其實「很輕藐」管理知識。 他們要不以為理論是無法跟實務結合,不然就是任性的以為專案是根本無法被管的。 但其實這樣的想法太過極端了。 我承認有些人因為能力不錯,工作多年用土法煉鋼的方式都活得好好的,他們會覺得有沒有多學些理論是都沒差;但更多人則純粹是因為跑過的案子規模都不大,不用太具體的管理流程也還勉強可以掌握的住,以致於誤疑為理論沒用。 可是若哪天跑個尺度更大的案子,我相信他們自然會體悟到有個管理思維是很重要的。

事實上,對我而言,專案管理其實更像是一種生活態度、一種面對問題時的思考方法。 意思就是說,專案管理並非只是工作上的東西,而其實是可以非常生活、隨處可見、落實到日常活動中的每一刻。 就像我曾經搞笑的寫過一篇文章講Select Seller的三項工具,這其實跟選男朋友、選餐館、買衣服、挑水果背後核心的思維也是一樣的。 PMBOK中的內容其實不是甚麼極端了不起的觀念,它不過是有人幫你把我們日常生活都會做的事情整理過,有條理的告訴你「在怎麼樣的情境下,你該做甚麼事情。」

不做當然也不表示世界就會末日;只是你若能照著做,你可以大幅降低自己面對不確定性失敗的機率。 甚至進而可以提升你專案的成功率,也可以提升你人生活動的成功率。 簡單的講,如果你具備一系列這樣的生活思維時,你在很多事情上成功率會大增;大家覺得你做事有條理,也會對你有所信賴、並肯定你的能力。

我唬你嗎? 並沒有。 因為專案本來就出現在日常生活的每一刻。

所有暫時性、有資源成本限制的活動都算是專案。 專案可以很複雜、自然也可以簡單。 複雜的可能是如蓋高鐵、建機場、寫ERP系統、開發新手機、或導入豐田式精實管理;生活化的則可能如籌畫婚禮、安排登山、企劃開幕式、辦一場公司旅遊等。

這些活動形式上都是專案,都有限制、都有開始完成時間、也都需要思考資源調度。 所以若你想要把事情做好、想要降低不確定性、想要提高成功率,你就都可以把專案管理的思維帶入。

專案管理的思維帶入,並不是要你寫文件寫到天昏地暗;而是要你掌握了「做事情如何能成功的精隨」。 舉例而言,如果你含糊的跟我說下午一起去家樂福吧? 有專案管理概念的人可能會直覺的提問說:

「為何要去家樂福?」
「我們要去幹嘛?」
「還有誰要去?」
「想要買甚麼?」
「幾點一定要出發? 幾點一定要回來?」

若從專案管理的角度來看,上面這一連串問題叫做需求訪談,也是Stakeholder Management的一部分。 這讓我們不要做白工。 因為很可能我問完後,你說你是想買一組書櫃。 聽了你的需求,我搞不好會建議你去別的地方,如IKEA買,我們就不用白跑一趟了。 這若回歸到工作上,也是一樣的。 聽到別人的需求時,若我們多問兩句,我們搞不好可以提供完全不同的做法。

Decomposition聽起來好難,但日常生活中難道不能用嗎? 你說周末要在家裡打掃房屋。 可是到底要打掃哪裡呢? 若不思考的具體些,難道到時候不會有甚麼漏掉嗎? 所以我可能拿出一張便條紙,寫下「洗衣服」、「買日用品」、「倒垃圾」、以及「洗廚房」。 買日用品夠清楚嗎? 若不夠清楚的話,或許還可以繼續拆分成「食品」、「洗潔用具」、還有「兩雙襪子」。 這其實也沒甚麼了不起,不過就是個「採購清單」也是你我平時都會做的不是嗎? 但其實目的是幹嘛? 目的是界定範疇、避免遺漏。 這樣的東西不就是WBS嗎? 那為何平時我們會做,到了真正不能失敗的專案時大家反而斥之以鼻呢?

再比方說,我們要辦一個Party。 可是準備事項太多,可能一個人做不完。 我們可能還想誰有空,誰可以一起來幫忙,又他們來了能幫甚麼忙。 David可以幫忙採買、James可以幫忙調酒、Kevin可以幫忙準備食物。 這在專案管理則叫做資源規劃與調度。

你看,所謂專案管理其實沒這麼難不是嗎?

書裏頭看到這些字彙都覺得很玄,但實際沒這麼玄。 實際這些東西可以用在你我生活的任何層面,但重點是我們大家要能理解這些知識,然後內化這些知識。 一旦能把這些知識內化後,就可以直覺的用出這些方法,並且是以對的順序(也就是PMBOK的各流程)用出來。

有人誤以為PMBOK、或是專案管理只是要我們做一堆流程與報表並讓我們人生混亂。 那真的是誤解、是天大的誤解。 專案管理說穿了真的不過就只是一套讓人「容易成功」的做事方法,學通了是可以變成一個你面對任何事情的核心管理思維。 而且你若認真了解那些流程的核心精神後,你會像我一樣認同那些事情與流程是真的該做,甚至該變成我們直覺反應的一部分。

能做到這點,無論是工作或是人生,都能讓我們不要白花力氣,也可以讓別人覺得我們思路清晰。 所以我其實很鼓勵所有學過專案管理的人,應該要把這些思維內化,並轉為一種人生的思維與態度。 如此,花時間的學習才真正有所助益。 不然,若花了力氣學個東西,卻沒辦法在日常生活用到,那不是非常可惜嗎?

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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