終於可以離職，恭喜你要脫離苦海。但離職前有一項很重要的工作必須好好做，必須好好的完成交接文件。

這個職場很小，好好做總是沒壞處的。

交接文件在實際用處上甚至比交接會議、交接清單更重要，因為在會議中最主要的目的是讓兩方都能知道交接了哪些項目，可是實際上如何執行，不可能在會議中鉅細靡遺的解說，根本吸收不了。所以一份好的交接文件，可以讓繼任者在最快的時間進入情況，並且瞭解如何應對遇到的事情。

好好完成交接文件，不只你的繼任者會感謝你；還能為你在公司管理層留下一些好名聲。你總是無法預料這個世界有多小，多留點後路總是好的。

為什麼要寫交接文件？

在開始之前，先認識交接文件的目的。交接文件不是為了應付公司（當然有人是，那就隨便寫寫就好）；交接文件是為了讓繼任者可以很快的瞭解整個專案的來龍去脈，以及工作執行細節，例如為什麼要進行這個專案、有哪些事情要做、平常會遇到什麼情況等。

你可以把這份文件看做一份 SOP 大全，當繼任者有任何問題時，都能從文件中找到答案，或者是找到怎麼處理的線索。而不是遇到問題就傻了，要什麼沒什麼，找你也找不到，被客戶一問三不知。

交接文件應該如何寫？

其實你就想像你是個仁慈的前輩，要升職處理更多的事情，需要教一個後輩來接手處理手上所有的工作；要講每項事情的為什麼、還有怎麼做和如何做。

依照每個專案以及重要性區分文件

首先是每個專案應該都有自己的文件夾，像是你去圖書館時候總會有目錄告訴你每一本書的書名；當你需要找資料時，才能快速找到想要的地方。

交接文件應該要還涵蓋的項目

每一份交接文件應該都有共通的項目以及格式，這樣繼任者在看完任一份文件後，才能快速知道哪些東西會在文件裡面，哪些沒有。

1. 專案來源

務必讓你的文件第一章是解釋為什麼有這個專案，包含：

- 是誰發起的

- 為什麼要發起這個專案

- 一開始的構想、假設是什麼

- 要達成專案假設，一開始預設的執行策略是什麼

- 短期、中期、長期的目標

總之盡量描述你所知到這個專案為什麼進行到今天這個情況的來由以及過程。很多人會覺得講為什麼很浪費時間，不如直接進入執行細節。

但其實講為什麼才是最重要的，先確立目標以後，繼任者才能朝著與你設定的相同目標前進，不會把手段當作目標下去執行了。而且確認目標以後，執行細節反而是可以依照個人習慣變化的。

2. 專案現況

你還需要盡量詳細的描述專案目前的情況，像是每一條線進行到哪個地步，在等誰的回覆、需要拿到合約等。這是繼任者開始執行業務的地方，他開始會瞭解到有哪些項目是他需要跟進的。

3. 遭遇的問題、解決方案

你的專案一定會卡在某些地方，遇到一些很困難的事情（80%人離職都是因為這些吧），請在許可範圍內，盡量的寫下來。例如：

- 廠商的老闆非常的追求細節

- 其他部門的窗口沒有實行權力

- 專案市場目標有待重新檢驗（就是帶隊的沒方向，換個委婉說法）

- 公司決策和專案發展目標不一樣

這些都盡量寫，讓繼任者看完就會有個底，將來遇到的時候才不會手忙腳亂。先說清楚，才不會顯得是挖了個坑給別人跳。我們交接文件的重點可是為了留下好名聲，而不是挖坑吶。

4. 尚未完成事項

前面都是比較概略的背景介紹，從這點開始需要比較明確的列下繼任者所有需要做的事情。才不會陷入知道了，但然後呢的情境。要讓他明確的知道從哪些開始繼續做。

5. 例行工作

每一份工作都有很多討厭的例行工作，說穿了就是雜事。但不做又會造成很多麻煩，例如別得部門會過來追殺等。請把這些事情，依照頻率、重要性一一列出來。讓繼任者好好加到他的行事曆上面，才不會因為忘了做被罵心聲怨恨你。

例如：

- 每日工作：上班後要做的、下班前要做的

- 每週工作：每週工作日報等

- 每月工作：每月帳款結帳單等

6. 重要檔案清單

你平常工作時一定會有很多重要檔案。例如重要的帳號密碼、聯絡人清單、廠商清單等。記得要統一放在一個地方，並確定保存的地方會好好的活 3~6 個月。因為他可能不會馬上取用檔案，而是等三個月後遇到事情才會下載，所以要保證他在那個時候還能找到這些東西。

我自己的做法是留一份在自己的雲端裡，然後把自己聯絡方式也留給下一任的人；跟他說有問題可以找我，缺東西時，在去我的雲端找給他。因為留在公司的東西幾~乎~都~會~弄~丟！如果在關鍵時刻能幫上繼任者甚至是前任主管一些忙，那就值回票價了。

7. 聯絡清單

很多人會漏了這一塊，但這會造成大問題的。交接文件不可能說明所有的事情，所以需要好好的留下線索。讓繼任者遇到問題時，知道還能去找誰。

聯絡清單要記得包含每項小事物可以詢問的人，例如前任主管、對方窗口或是能私下詢問的客戶等。

不只是聯絡方式，還要鉅細靡遺的描述這個人負責的事物，可以問他什麼事情。如果可以的話，還能描述一下這個人的地雷，不要讓接手的人第一句話就惹怒了人。

但記得，要寫得委婉，這份交接文件可能全世界都有機會看到的，不要埋下白紙黑字在背後批評別人的紀錄了。

還有一項很重要的，記得要留下自己的私人聯絡資訊（除非你想完全斷絕關係，那其實你也不用認真寫交接文件）。留下私人聯絡資訊，讓繼任者在需要的時候還可以找到你，最好留 email 就好，才不會一天到晚接電話。而且要讓你的上司都知道你留下了私人聯絡方式，有問題可以問你，能讓你的聲望大加分。

交接文件進行到這其實差不多了，整份文件架構要握住三個原則：

1. 寫出為什麼要做這件事情：讓繼任者知道整個專案概況

2. 寫出這件事的流程或是進行策略：讓繼任者知道專案有哪些大項目正在進行

3. 實際執行的細節：知道每個項目的實際執行細節

這樣後來的人才能正確捕捉到你留下的訊息，照著原本的規劃繼續進行下去。

能順利進行等於交接順利，交接順利等於留下為公司認真到最後一刻好聚好散，好聚好散等於將來不小心又遇到的時候，不會太難堪，甚至還是個加分。

畢竟我們留下完整交接文件的目的，除了讓工作能順利繼續進行，就是讓自己在這個環境留下好名聲。

恭喜你下定決心離開現在的公司，未來一定會更好的！

 

原文轉載自：Up Chen 的Medium ( 原文連結 )

本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。