（Photo by Carl Heyerdahl ，from Unsplash ）
整理是讓人安心的，只是無法真正減緩事情尚未完成的焦慮。計畫是讓人興奮的，只是無法真正帶來推進成果的成就感。當然，也不是說不要計畫，就一股腦的執行，這也不是好的時間管理辦法。但是如何在整理、計畫，以及真正執行之間，找到一個平衡點呢？
在我的「時間管理」，或是「完成目標的數位子彈筆記系統」相關課程，我會進行許多如何拆解目標、如何搞定整理的演練，但有時候會有一些朋友產生這樣的疑惑：「所以 Esor 是不是會花很多時間在做計畫、做整理上？」
可是當我回顧自己實際執行這些方法的過程，其實很少感覺到自己花了很多時間在計劃、整理，甚至我還「完全不會」設定那種「這個周末要來好好整理我的資料」，或是「利用連假來好好規劃年度目標」這樣的時間安排！也就是我反而覺得自己沒有花很多時間在做計劃、整理，而是花絕大多數時間在執行。那麼，要如何達到整理、計畫，以及真正執行之間的平衡點呢？
接下來，我就根據讀者（也是上課學員）的實際來信內容（做了部分修正），以及我的回答，分享如何找到計劃與執行之間的平衡點。
提問1：「花大把時間去抽絲剝繭做行動計畫，這樣感覺反而做計劃本身變成了一種拖延的藉口，不想做的時候反而拚命的在做計畫。也常常在規劃完某專案時，發現自己已經花費了大量時間。」
我的看法：
完全不做計劃也是不行的，如果執行任務前沒有反思一下目標，安排時間的時候沒有拆解一下行動，更容易陷入「待辦清單陷阱」：
- 做出來的成果卻跟目標相反，於是得不到客戶、老闆或自己的認同。（一份簡報老闆要看到的是行銷方案報告，我卻把執行時間都花在簡報設計上。）
- 甚至因此估不出實際需要花費的時間，而導致事情全部卡在一起。（直覺兩個小時可以完成簡報，實際做下去發現有十幾個步驟要做，起碼需要三到四個小時。）
但是一旦開始做計劃，我們也確實很有可能陷入幾種情況：
- 「想要抽絲剝繭的完成一個完美的計畫？」
- 「利用做計劃來逃避真正要執行的難題？」
- 「已經時間不夠了，真的有時間做計畫嗎？」
我們就來針對這幾種問題，一一提供如何達到「計畫、執行的平衡」的反思。
提問2：「想要抽絲剝繭的完成一個完美的計畫？」
我的看法：
我們有可能會在所謂的年底、年初問自己：「 如何規劃出一個真正會去實現的年度目標？」但這個問題的解答，不是真的可以規劃出一套會去實現、能夠實現的年度目標計畫，因為這種想法往往就會需要花上許多的時間做計劃，而且怎麼做都不完美。
確實，要做好時間管理，我們就不能陷入在茫無頭緒的執行當中，所以應該要反思目標。但「反思目標」並不等於是要鉅細靡遺的完成一個完美的目標計畫。
上述提問最好的解答，其實是如何設計出一個能夠讓自己現在馬上開始推進，並且具有目標價值的任務與行動。
事實上，我們很難說自己有辦法在現在這一刻，預期一個一年後會完成的完美目標是什麼，並且還能確保那個完美的結果跟我現在想得一模一樣。這不只是因為我們的預測能力有限，也不只是因為我們的判斷通常參雜太多不可避免的情感因素，也因為外在環境本來就是變動的，一年後的世界不可能跟我們現在設想的完全一樣。
什麼是目標？什麼是計畫？
所以，所謂「目標」的意思，不是現在能夠設計出一個長久之後要完成的那個成果、產品的所有細節面貌，而是要在無目的的執行之前，先確認一個有機會創造價值的大方向。通常，這樣的目標可能是一個明確的要解決的問題，以及可以預見的解決問題後能帶來的價值。
所謂「計畫」的意思，是根據目標方向與根據現有的進度，設計一個現階段我能完成的產出，這個產出主要用於試探下一個階段設想的方案是否可以繼續推進，如果可以那就先全力推進下一個階段的進度，如果不可以就能趕快修正。
舉例來說，我在工作上常常會幫作者規劃他們的書籍寫作進度。有可能我們會預期要在6個月內完成書籍的製作，但我不會因此就開始想要完美的規劃出六個月的時程表，而是先從規劃出一週、兩週內可以產出的寫作成果開始，用來測試寫出來的內容符合讀者需要的目標嗎？寫作的速度、數量、品質如何繼續修正來讓產出更有效能，從而有機會在六個月內完成？
如果我只是讓作者自由發揮來撰寫，這樣很有可能是缺少目標的思維，花了很多時間寫出來的內容，有可能不符合讀者真正的需要與期待。
如果我直接規劃六個月的寫作計畫，不僅規劃本身一定很花時間，也很有可能作者根本無法照著這樣的計畫執行，因為有太多我們無法預見的現實阻礙。甚至當這個六個月計畫遭遇問題與阻礙時，我無法即時發現，等到已經會造成時間拖延時才開始解決。
所以，一個恰到好處的「計劃與執行的平衡點」，還是要確認目標要解決什麼有價值的問題，但是規劃到一個現階段可以測試目標價值，可以推進進度，可以趕快發現沒發現的問題，可以做為進一步修正的可檢驗成果即可。
提問3：「利用做計劃來逃避真正要執行的難題？」
我的看法：
規劃一個很長期的年度目標或計畫，確實有其實是想要拖延的感覺，因為如果驗證的時間點是一年後、幾年後，對現在的我來說，根本缺乏任何一定要現在做，如果現在不做就會立刻遭遇問題的動力與動機。
所以還是跟前面同樣的道理，並不是說我們就是完全不計畫然後矇著頭去做，但也不是做了一個超級長期計畫後覺得現在的我可以放鬆一下。
延續前面同樣的例子，如果我跟作者約定一個六個月計畫，期待他六個月後交出我們規劃好的所有稿件，我相信所有讀者都一定知道幾乎是不可能的任務。這其實不只是因為時間拉長就會造成現在的懈怠，一旦現在懈怠，就代表之後的時間變得更少，於是最終一定沒有足夠時間完成而已。
更因為在這麼長的時間區段裡，各種突發狀況，各種慢慢出現的隱藏問題，如果都沒有檢驗點，都沒有可以階段驗證的成果，那麼我們就很難即時發現這些新的問題，會錯過即時解決這些問題的時機，最終造成整個計畫看起來只是在拖延與逃避。
反過來說，只要符合前面所說的「計畫、執行的平衡」原則，我設計一個一兩週內要產出的具體成果，不僅先仔細計畫到這個階段就好，其他階段可以保留大方向（以免花很多時間計劃），而且我還能設定一個短期的檢驗點。
有了這個短期的檢驗點，我們看到的就不會是一個半年、一年後才要交出的成果，而是一個一週後要交出的成果，這樣一來其實就多了一點不要逃避的動力與動機。
並且這樣的短期檢驗點，也可以幫助我們趕快產生行動與成果，並且從執行的行動中去測試難題的解決辦法，從而可以更快發現新問題，或是修正出更好的執行方案。
提問4：「已經時間不夠了，真的有時間做計畫嗎？」
我的看法：
其實這個問題，在前面也已經可以看到解答。在時間管理上，並非要在「計畫、執行」兩個極端中二選一，而是找一個適度的平衡點。這個平衡點也不一定就是在 50% 上，也要看不同的專案類型，做不同的調整。
我現在要執行的是一個相對有明確規格規範、有明確時程與明確產出的專案，例如拍一個課程影片，那麼我會花多一點點時間去把要產出的每個關鍵階段成果，以及每個進度需要的時間做出預估，但也不會真的做到鉅細靡遺的程度，還是以先設計出第一階段的產出為優先，以第一階段產出來做持續檢驗和修正，例如規劃出一個課程大綱並獲得市場訪談的確認，從而決定後續的時程與成果是否能如預期安排，抑或是要進一步修正。
我現在如果要執行的是一個相對沒有明確規格規範、沒有明確時程與產出的專案，例如我的職涯規劃、家庭育兒的相處計畫等等，那麼我會更優先以設計出第一個階段成果就立刻開始執行為優先，而不要花太多時間去把整個過程的每個階段都規劃好（甚至不規劃也沒關係）。例如先設計一個兩週內的晚間親子共讀規劃，試試看成果如何，然後逐步修正。
提問5：「花費大量時間這不打緊，重點是在執行時發現不如預期，對自己在前面花費大量時間安排感到無比挫折。」
我的看法：
有時候，我們面對的是已經熟悉、很有經驗的專案（例如每一年都要執行幾次），如果還是會出現花了很多時間規劃，卻執行不如預期，就要思考幾個問題：
- 我有充分保留的之前計畫的過程、資訊，讓這一次做為有效的參考嗎？
- 我之前的計畫是真實的計畫，還是只是一個概估的計畫？
- 我之前有一邊執行，一邊調整計畫，讓最後保留一個真實完整的計畫嗎？
也就是說，這不一定是我們花了太多時間做計劃的問題，而是我們的計劃不夠真實，沒有隨著執行來調整，以及沒有保留充分的資訊的問題，是覆盤系統建立的問題。
所以，之後每次要做看似重複的專案計畫時，其實我們設想的都還是一開始那個不精確、不真實的計畫方案。
有時候，我們面對的是不熟悉、沒有經驗的新專案，這時候的處理方針可能是：
- 更不能一開始埋頭去花很多時間做出完美計畫，因為自己的設想根本就不準確，這不是自己熟悉的專案。
- 新專案需要的其實正是「在執行時發現不如預期」，讓自己趕快發現原本沒有發現的問題，看到原本沒有看到的可能，修正原本沒有想到的漏洞，預防原本沒有意識到的風險。
- 「在執行時發現不如預期」其實是好事（起碼不是完成了才發現不如預期），但重點是什麼時候發現？發現了如何應變？如果是很快的在專案初期就發現，那就有機會趕快調整下個階段的計畫。如果發現了可以趕快修正，那反而可以讓專案做得更好。
所以，反而應該先設計出一個「短期內的階段性產出成果」，讓自己可以提早「在執行時發現不如預期」，就像我前面先設計一個一兩週內的寫作計畫，趕快看到作者時間上的問題、寫作上的問題、架構上的問題等等。
結語
關於整理的部分，我之前寫過一篇「架構愈簡單，整理愈簡單：談專案不斷變動時的工作系統整理方法」，其實就是在節省整理時間，以及能夠有效推進執行之間，找一個平衡點。
而在目標計畫的部分，就像這一篇文章所分享的，如果要再簡化成一句話，那麼我會說：
其實就是，一邊計畫，一邊執行，然後一邊修正計畫。就是這麼簡單。
這不是一個如何做出完美計畫然後可以完美執行的問題，也不是如何不做計劃卻能完美執行的問題，因為這兩個問題都是不可能實現的。
真正能實現的，或者說我平常的真實執行方式是，當下做一個我現階段可以想到的初步計畫，然後執行看看初步設計出來的階段性成果，但隨時把過程中發現的新問題、看到的新可能、想到的新行動，不斷的修正回計畫中，如此而已。
但這樣一來，計畫就是立刻推進有效執行的一部分，而執行本身也是計畫的一部分，就不會擔心到底是不是花太多時間做計劃而沒有時間執行的問題了。
原文轉貼自：電腦玩物（原文連結）
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