在工作和生活中，待辦清單常被視為推進專案和任務的利器。但有時，真正能幫助我們節省時間，甚至提升生產力的，可能是一份「不要做清單」。這種清單上列舉的是那些我們應該在某些時刻避免做的事情，因為這些行動往往不知不覺、習以為常，但卻會無謂地消耗我們寶貴的時間，甚至把我們拉入惡性循環的深淵。
之前在「設計『停戰領域』與『行動邊界』，我建立健康時間管理的小秘訣」一文中，分享了幫自己設計保護的邊界，追求一個更健康的時間管理，而不是一個無窮盡效率追求的時間管理，獲得了不少迴響。今天，來分享另外一個建立更健康時間管理的技巧：建立自己的「這時候，不要做___，要做___」清單。
一個更健康的時間管理流程，不僅要準備完成任務的清單（參考：5 分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣），也試試看為自己準備一份「這時候，不要做」的清單。當我們能提醒自己跳出某些行動迴圈，就能更好地保留時間和精力，用於完成那些真正重要的任務，或者過得更開心、更滿足。
下面我想和大家分享我的「這時候，不要做___，要做___」。當然，你不需要完全模仿我的清單，但你可以用類似的邏輯，嘗試編寫自己的清單，提醒自己在日常的工作和生活流程中應避免做哪些事。
我的「這時候，不要做」清單：
讓我先列出自己的「這時候，不要做___，要做___」清單：
- 覺得好困難時，不要隨時打開郵件和即時通，要先推進這個任務最簡單一小步就好。
- 覺得好無聊時，不要隨手打開瀏覽器或社群，要先打開自己的筆記工具。
- 覺得低動力時，不要開始整理資料或排待辦清單，要先完成一件自己現在最能掌控的有趣任務。
- 覺得有壓力時，不要犧牲自己的時間與習慣，更要堅持原本的生活節奏。
- 覺得有情緒時，不要馬上做出反應，要寫下筆記之後再回應。
我還把這份清單，放在 Evernote 「首頁」的草寫本小工具上，每次打開首頁都會提醒一下我自己。（延伸閱讀：建立自己的時間管理入口，以我的 Evernote 系統為例）
1. 覺得好困難時，不要隨時打開郵件和即時通
我的第一條清單是，當我覺得做不了困難的任務時，或者不想要做繁瑣的任務時，
提醒自己這時候不要隨意就打開電子郵件和即時通訊工具，而要先推進這個任務最簡單一小步就好。
雖然每次打開電子郵件、即時通訊，總能找到一些隨手可做的事，但這也會讓我把大量時間花在突然冒出來的、簡單但瑣碎的額外事情上。結果可能是大半時間用來處理這些瑣事後，等到一定要回頭做重要的事情時，發現可用的工作時間更少了，原本的事情會變得更困難、更繁瑣，需要花更大的力氣擠出時間來做，甚至很容易因此放棄，重要的事情反而沒有進度。
那要怎麼辦呢？
後來，我建立了這樣一個原則：一旦遇到做不了、不想做的任務時，我會告訴自己不要去找「其他簡單的事情」做。相反地，我會找出「現在這個任務能做到的最簡單步驟」，讓自己開始往前推進一點點。
「其他簡單的事情」，最容易找到的就是打開電子郵件與即時通，看看有什麼事情可以做，但這或許會讓自己開始忙碌，卻不是忙碌在真正重要的事情上。
「現在這個任務能做到的最簡單步驟」或許做了之後事情還是沒有完成，但它已經累積了一點點進度。也有可能在這個簡單的行動之後，會引發更大的動力和更多的思考，發現這件事沒有想像中那麼困難，於是就可以繼續往下做，推進更多進度。
而這往往會幫助我我自己留下更多的時間，帶來更多的動力。（延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）
最後，那什麼時候打開電子郵件、即時通呢？可以「有目的性」的打開，例如我會設定當每工作到一個階段，需要看一下回饋，或是掌握一下臨時緊急狀況，或是中午前、下班前的緩衝時間，再打開來一次性的處理那些臨時的任務即可。
2. 覺得好無聊時，不要隨手打開瀏覽器或社群
我的第二條清單是，
當我覺得無聊時，不要隨手就滑手機，不要打開那些網路瀏覽器或社群 App，而是要先打開筆記工具，尋找一個當下自己感興趣的任務，推進一下這個任務。
當然，這條原則和我自己的一個習慣有關，就是我會把所有要做的任務寫在筆記中，所以筆記中就是很多我進行到一半的工作、生活、學習、思考任務。（參考：防彈筆記法）
有時我們會有一些（或很多）感覺無聊的空檔，我們想找些事情做，現在最容易找到疑似有事情可做的就是打開網路瀏覽器、社群 App ，雖然這些活動似乎可以消磨無聊時間，但通常回頭看，很可能我們的假日就在無目的滑動中不知不覺消逝，而我可能只是看了一大堆很容易忘記的資訊而已。
因此，我為自己設下規則：當覺得無聊時，不隨意打開網路瀏覽器或社群 App ，而是打開我的筆記工具，因為筆記中記錄了我正在處理的任務、我感興趣的休閒活動、我正在學習的技能，或我寫到一半的思考筆記。筆記裡有很多可以做的有趣事情，而且它們做到一半，正適合繼續推進下去。
所以當我無聊時，我會選擇一個感興趣的筆記來進行學習、思考、測試，或補充內容，或推進下一步行動。
例如，在周末與孩子相處時，也會有一些不知該做什麼的空檔。這時，不要讓上網、看個電視把時間消耗掉了，我會打開我的筆記，上面記錄了很多我和孩子一起做過的活動，選擇一個我們都感興趣的遊戲或活動來做，這樣的時間過後，我們都會覺得更加滿足。（延伸閱讀：我如何用「防彈筆記法」找到空檔時間完成自己想做的休閒興趣？）
最後，那什麼時候打開網路瀏覽器或社群 App 呢？同樣的，我們可以「有目的性」的打開，例如每天設定一段時間就是接收處理一下今日的最新資訊，或是處理一下社群的資訊與回應，這樣大致上也就足夠了。
3. 覺得低動力時，不要開始整理資料或排待辦清單
我的第三條清單是，
當覺得自己效率很低，或感到低潮時，不要開始整理資料，或開始研究新工具、新系統，還是開始排行事曆或待辦清單，而應該在目前最能掌控的任務中，找一件事情來好好完成。
有時候，我們確實會感到自己很多事情都做不好，陷入負面的情緒中。過去的我可能會想，這時候要開始重整工作系統了，或該重新整理環境，更換工具了，透過新環境、新氣象，好像這樣事情就可以順利推進了。於是我或許開始調整一下自己的標籤系統，打開行事曆思考一下未來的時間安排，還是重新排列一下自己的待辦清單。
但通常，這樣的做法會無功而返。整理後雖然有新鮮感，但事情依然沒有推進時，之前投入的時間最終只會帶來更多沒時間的焦慮，變得更加沒有動力。
因此，我給自己設了一個規則：當感到低效率或低潮時，不要去做那些「不會完成事情」的行動，而是找一件自己當下能做得最好的事來完成。
比如，我會選擇在我的部落格「電腦玩物」中寫一篇自己想寫的文章，因為這件事情我最能掌控，我也想做，完後也有成就感。比起去整理資料、系統，甚至做很多覆盤和計劃，但最終發現很多事情依然卡在那邊，不如現在做一件我立刻能做、我有興趣且能完成的事。
這樣一來，完成的成就感幫助自己從低潮中慢慢爬出，開始有動力去推進，解決那些原本遇到的問題。這種做法可能比擁有任何乾淨敏捷的工作系統都要有效。
最後，什麼時候整理資料、覆盤計劃呢？我會說：「隨時一邊處理任務時，一邊把資料放入、把覆盤記下」，這樣自然會累積出最好的計畫。（延伸閱讀：解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略：記錄驅動目標法則）
4. 覺得有壓力時，不要犧牲自己的時間與習慣
我的第四條清單是，
當感到壓力時，不要犧牲原本的休息時間與生活習慣，反而這時更應堅持原本那些讓自己感覺美好的生活節奏。
我過去的確會認為，做不完的事情就犧牲自己的時間來擠出時間，這似乎是最快的方法。這些被犧牲的時間可能包括休息、運動、與家人孩子相處，或維持健康生活習慣。熬夜完成工作便是最容易出現的一種犧牲。當然，偶爾面對真正緊急且重要的事情，我們或許需要更多時間來完成，但關鍵是，我會提醒自己不要將這種犧牲變成習慣，以免陷入惡性循環。
當感到壓力，而犧牲了與家人孩子的相處時間，彼此的關係變得緊張疏離，結果工作上有壓力，生活中也有壓力，最後讓自己處於更兩難的情況。
也可能你最美好的時間不一定是與家人或孩子相處的時間，而是自己的私人時間，如參與某些休閒活動。當犧牲這樣的時間，我們會處於一個壓力更大的情況。
這時候，更應堅持那些屬於自己的美好時間，無論是與家人孩子相處，或是自己的休閒活動，在壓力大時，這些時間不應被放棄，它們讓我們在日常中有舒緩的平衡，這對長期的時間管理是更健康的做法。（延伸閱讀：設計「停戰領域」與「行動邊界」，我建立健康時間管理的小秘訣）
有時，事情真的無法有效推進，我們努力了很多也沒看到效果，可能會不自覺開始覺得需要「隨時去操心」這件事，於是放棄了原本健康的生活習慣。例如，放棄運動習慣、放棄好的作息時間，但也不一定真的去做那些無法推進的事情，而是轉而追劇、上網、滑手機，感覺自己有在操心，但事情仍舊沒有推進。
這樣的話，不如堅持原本的健康生活習慣，保持規律的生活節奏和心情，因為這些原本美好的時間，是讓自己獲得精力與動力的來源，保持這個生活節奏，當轉機出現時，我們才會有足夠的能力和精力去推進事情。這是我設立第四條原則的原因。
5. 覺得有情緒時，不要馬上做出反應
我的最後一條清單是，
當我感到生氣或負面情緒時，不要立即做出反應，而是讓自己寫筆記來冷靜一下，等待一段時間後再回應。
許多讀者常問我，經常在網路上分享見解，是否會遇到刺眼或情緒化的批評。確實會有，這些批評也會引發我負面的情緒反應。我的應對方法是，不立即回應，而是先將事件記錄下來，給自己一些時間來思考，包括分析自己是否有錯誤之處，如果需要改進，我該如何做。這樣做通常會讓我更加著眼於事實，而非對方的情緒或言辭，從而進行更理性的溝通。
這幾年我和孩子相處的過程中，更深刻感受到這條原則的重要性。日常中可能會遇到很多讓我出現情緒的情況，我會提醒自己先停下來，不要急於反應。我會在停下來的時候記錄當時發生的事情、我當時的情緒、我們希望達到的結果，以及可能的調整方案。
等到情緒平復後，我再作出回應。這種做法往往能帶來更好的溝通結果。而我也發現，當我這樣跟孩子應對時，孩子自己在冷靜下來後其實也會自己進行反思，只要我們彼此給對方一些時間，就能讓事情朝著更好的方向推進。
有時候我們會擔心，如果沒有立即做出反應，對方會不會不知道他們犯錯了，或者他們會不會因此學不乖。當然，每件事都有其好壞之處，但相對而言，當下的情緒反應往往可能給對方帶來更多的傷害。在那個瞬間，對方多數時候也無法有效地思考，而我們說得越多，他們實際上吸收的可能越少。
要注意的是，我設立的這五條原則，是我自己的清單，不是你的。
所以你或許不需要一模一樣的跟隨，只是在我們生活和工作中，難免要面對困難任務、無聊時刻、低效率、低潮、壓力大或生氣的情況，我們都可以設計一個屬於自己的「這時候，不要做___，要做___」的清單。
透過回顧自己過去的行為及後果，幫助自己設計一個不要再做的提醒清單，看看是否能帶來更好的變化。
本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。
