許多生產力工具會提供自動化的功能，例如：工時追蹤工具提供自動追蹤不同軟體使用時間的功能。待辦清單工具提供自動根據時間提醒、優先權過濾的功能。任務管理工具提供自動匯入行事曆的功能。筆記資料工具提供自動連結資料庫的功能。
這些自動化的功能，如果是用在比較偏向機械化的工作，或是用來處理瑣碎次要的雜事，或是真的拿來處理「資料」（而非有價值任務），那麼還是有用的。
但是如果我們在打造自己的時間管理系統過程中，認為可以運用這些自動排程功能，打造一個自動化行動清單，然後就能做好時間管理，實際上是非常困難且不切實際的。
不是說這些自動化功能不好，而是如果目標是時間管理，那麼比起自動的時間計算，「手動的價值判斷」更加重要。
自動追蹤軟體使用時間工具，還缺少什麼？
例如我確實喜歡利用一些追蹤工具，不定期的追蹤自己的工作時間利用情況。有些工具可以非常仔細的自動紀錄我在每個電腦、手機軟體的使用時間。（可參考：新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化）
不過，就算知道軟體的使用時間，不代表就是有生產力，或是沒有生產力，例如：
- 在 Chrome 瀏覽器中花了 3 小時，有可能是上網亂逛，也有可能是打開線上文件編輯。
- 就算都是上網搜尋、看新聞網站，有可能是研究工作資料，也有可能是打發時間。
所以除非我們的工作軟體用途很單一，譬如工作完全不需要用到瀏覽器，或是打開 Evernote、 Notion 一定是處理工作而不是管理個人生活，或是真的為了監督軟體使用情況。
要不然就算這類工具可以幫助我們自己追蹤軟體使用時間，但自動算出來的時間不一定有意義，通常還真的沒有太大意義。
這時候，我們可能在自動追蹤計算出來的時間中，還是再手動去區分哪些是用在工作、哪些用在生活、哪些是無意識打發掉了。甚至工作上還要分判哪些時間用在哪個專案上。
所以後來我發現，如果使用這類追蹤時間工具的目的是「為了個人時間管理」，也就是想要提升自己時間使用的品質，那麼其實最好用的工具還是「自己手動按下追蹤、停止」的工具。例如：
- 自己手動把準備要執行的任務填上。
- 自己手動按下追蹤。
- 完成任務，或是任務告一段落，按下停止計時。
- 工具只是自動幫我累積這些任務的花費時間。
因為無論是各種可以自動追蹤判斷軟體使用時間的工具，最後我還是必須自己手動去分辨這裡面到底各自花在執行什麼任務，要不然自動追蹤出來的數據不一定有意義。
那麼，不如一開始就手動追蹤，一開始就手動分辨到底要花時間去做什麼任務，雖然手動有時候可能會忘記、可能會不那麼精確，但統計出來的「任務時間花費結果」最往往還是比「自動統計軟體使用量」要有價值。（可參考：打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器）
在待辦清單上設計各種時間提醒，還缺少什麼？
各種待辦清單軟體、各種筆記類軟體，都有各自的時間提醒、優先權過濾的方式，在我自己使用的 Evernote 中，我也會設定記事提醒，用標籤過濾優先權，利用最新的工作事項提醒筆記內的階段性進度等。
但是，如果我們設想的是有一種工具，可以搭配各種自動匯入、自動提醒、自動排程、自動排序的功能，最後幫我們自動產生一份每日行動清單。
雖然工具一定做得到，但是這份自動行動清單，卻往往不是我們時間管理追求的真正行動清單。
例如時間提醒，要讓時間到了的任務自動彈出通知，或是整理成一份清單很簡單。不過我們要問自己的是：「幾個禮拜、一兩個月前設定的時間提醒，就算現在到了，難道不會有任何新的變動嗎？全部都是這一天、這個禮拜的提醒，他們的優先順序是時間的順序嗎？」
所以雖然我也會利用這樣的功能去設定時間提醒，時間到了讓這些事情自動出現。不過，我只當這樣的功能是為我做一個以防萬一的過濾，也就是先自動過濾出這一天、這個禮拜我可能要優先處理的事情。
至於要處理什麼，要把哪些事情放入接下來的每日行動清單，我認為還是需要自己動手、動腦筋，重新判斷與排序，是很難交給機器軟體自動完成的。
我不會去看機器自動過濾出來的結果當作我的行動指引。我還是比較信任自己經過重新深思熟慮後的手動排序判斷。（可參考：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）
在管理工具上設計各種優先權重參數，還缺少什麼？
例如優先權過濾，有些生產力工具會製作出類似「任務評分」這樣的自動過濾機制，但如果這是用來管理自己個人同時進行的斜槓專案時，這種任務評分的權重機制其實是有問題的。
因為一個目標的價值難到是固定不動，不會隨著時間調整的嗎？一個任務的價值真的可以用分數或簡單的輕重緩急表示嗎？
所以我雖然也介紹過類似的自動權重、評分類的任務工具，但用來用去都覺得很難符合個人時間管理的實際需要。
在實際情境中，我更常做的是進入專案、任務的管理筆記、頁面中，不是去設定什麼參數，而是去撰寫、修改、調整、反思裡面的目標設定內容、問題解決內容、成果模擬內容、行動想法內容。
如果我們現在管理的是一個比較機械化的工作，或者真的涉及整個團隊大量資源分配的專案時，那麼這些參數或許是有效的，但也要設計出準確的參數才行，這可能需要花上許多時間。
但是如果鎖定個人的時間管理，我們要決定的其實是在自己的人生中：
- 要採取什麼行動去創造價值？
- 要在不同的專案、任務中設定什麼樣的自我價值？
這些是沒辦法用數字統計自動結算的，反而更適合親自手動、動手，把大腦中的想法反覆在管理筆記、管理頁面中修改，然後透過這樣的手動撰寫與修改，慢慢找到一個更好的方案。（可以參考：一個有效待辦清單，不是記得買牛奶就好）
請問 Esor ，某某工具有沒有什麼自動化功能？
其實我常常被詢問這樣的問題：
這個工具能不能幫我「自動」過濾、歸納、列出待辦清單？
這個工具能不能「自動」把我的行事曆、筆記、待辦清單整合在一起？
這個工具能不能更自動的做些......？
如果是處理瑣事，處理資料，那麼或許我也會去找自動化的工具。例如我只是想要記錄自己用了什麼軟體、上了什麼網站，不做價值判斷的話，自動電腦軟體追蹤工具似乎也就足夠。
可是，時間管理的核心就是「價值判斷」，而價值判斷就需要：
- 「手動」決定自己現在要做什麼？為何而做？做了要歸類到什麼價值？
- 隨時深入專案、任務的內容中，「手動」記錄新的經驗、調整新的判斷、構思新的價值。
- 在一大堆根據時間或任何參數過濾出來的任務清單中，「手動」重新判斷有限的時間中要優先推進的任務是什麼。
- 甚至常常需要「手動」推翻自己之前的時間判斷、參數判斷。
因此或許我們要避免陷入的是，花了太多時間設計出一個自動化的時間管理系統，雖然架構整理得漂亮，可是真正推進時卻是窒礙難行，或是無法為自己創造價值。
那還不如一開始就簡簡單單寫單純的目標筆記，其實就是最好的時間管理工具。
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