早上在網路上找一個收納盒，然後看到超級多收納的商品的精美圖片，就算明明知道它是「商品圖」相信一定有人跟我一樣，還是會忍不住手滑。

這是一種迷思，以為買了這些盒子以後，抽屜衣櫃就能像照片中一樣整齊清爽。

當開心期待收到商品，開始動手整理，才發現事實上根本就難以達成，可能還覺得礙手礙腳，不好用結果又佔空間，一段時間之後，還是維持了老樣子。

這難以達成的原因，我認為有三項：

1. 「必須改變慣性」：可能之前習慣用快速對摺一次就塞進抽屜，但現在為了配合格子限制得一件件仔細用捲的。別說摺衣服了，改變任何慣性，本來就都不是件容易的事。

2. 「沒有維持的機制」：在新的習慣還沒有養成之前，太忙太累犯了懶性，想說「唉呀先隨便塞一塞，有空再整理就好」，反正也只是自己每天看它一兩次，沒人管，把門關上眼不見為淨就沒事了。然後就入熵增定律，在真正爆炸以前，其實可能也不會真的怎麼樣。

3. 「缺少必要的能力」：衣物的種類和質料厚薄差異繁多，牛仔褲和內衣和圍巾和絲巾和帽子……要全部都方方正正整齊地收納在固定大小的格子裡，就會需要學習各種折法技巧，應付各種變化的能力。但若沒有真的能夠理解或接受做這些事的核心價值和好處，那麼別說能力，可能連想開始學習的動力都沒有。

不想學習就無法提升能力，能力不足就沒辦法改變慣性，沒有慣性又缺少維持的機制，就算買到全世界最棒的納箱工具，也很快就會因為這三項無法停止的惡性循環而打回原形。

講到這裡，大家以為我在講收納嗎？其實我寫的是管理。

很多時候當企業面臨各種混亂、不透明、土法鍊鋼的痛苦時，以為最快的方式，就是先弄來一個看起來「很厲害的工具」、「很全面但其實複雜的表格」，大家照著指示用就可以改變現況。這些工具們大家應該都很熟悉，像是：OKR 很棒，先弄來一個表格，或先買進一套績效管理系統、專案管理很棒，先買來一套看起來很厲害的 PMIS（專案管理資訊系統），但有趣的是，花了很多的成本在評估和採購，卻極少花時間確保大家把事情做對，多半都是時間到了把格子填滿回來就好。

這不就像是上面提到的，當我們買了一個看起來很厲害的收納箱，但大家沒有搞清楚為何需要改變、忽略了核心能力可能不足夠、在養成新的慣性之前，沒有可靠的機制協助各種實務上不同狀況的輔導、監管、提醒、調整、維運。以為只要都能順利把各種衣服塞進去格子（資料填滿表格，必填欄位都有值）就萬事 OK？

向來都是把格子填滿很容易，但格子裡的內容通常才是有沒有做到位的關鍵。而可惜的是，放眼大部份的監管機制，也多只落於「格子裡有沒有東西」的層次，而不是「這些填滿的東西到底對不對勁、有沒有符合真正的目的」？於是，很多原本概念很棒的系統、工具、表格，便只剩下流於形式和交差應付的價值。

主導者後繼無力，可能會做出一個「唉，沒辦法，大家就是不想改變」的隨意結論。然後，整個計畫就陷入半死不活的拖著不知道何年何月才能結束的狀態。公司和員工都要因此付出很高的成本，員工更會因爲要花時間做這些沒有任何意義的事，只是為了應付檢查而感到無聊、浪費生命最終變得消極。

結論

如果你需要導入一套新的方法，在引進系統、工具、表單前，請先確認三件事：

1. 寧可把更多的時間放在初期的溝通、討論，至少讓大家知道為何而做，必須要說明價值、好處、甚至是改善個人的痛苦和麻煩點是什麼。這樣大家學習新能力、改變舊慣性才會有動機。隨便亂開始的話，看起來省了初期溝通的時間，但事實上，這些時間還是得花，而且是好幾十倍的浪費在後段的各種困境和拖沓裡。

2. 讓大家有能力做：你可能會需要先做培訓、演練、和準備處理各種特殊狀況的指南……。

3. 先建立一套維運機制，在大家形成新慣性前，用以監管、輔導；在大家有了新慣性後，用以支持和動態調適。像是發生不在原本預期中的狀況，該怎麼辦？誰來負責內容的審查（而不是格子有沒有填滿）？當工具不敷現實使用的時候，誰可以決定？誰可以調整？大家共同要遵守的規則有哪些？

工具仍然有用，它可以引導大部分正常的順序和流程，並確保某些程度的一致性。

但前提是使用工具的人，必須清楚了解每一個欄位（格子）的目的是要大家思考什麼、並且理解其代表什麼管理意義的時候，才會發揮真正的價值。

本文轉貼自：李君婷老師臉書